Ügyfél hozzáadása

Az ügyfelek kétféleképpen kerülnek be a rendszerbe: automatikusan, amikor valaki az Ön foglalási oldalán időpontot foglal, vagy kézzel, amikor Ön rögzíti őket. Mindkét esetben profiloldal készül az ügyfélről, ahol a foglalási előzményei, a pénzügyi összegzése és a belső jegyzetek egy helyen láthatók.

Mikor érdemes kézzel rögzíteni ügyfelet

Akkor, ha a foglalás nem az online felületen keletkezik: telefonos vagy személyes egyeztetéskor, korábbi ügyfélkör átvezetésekor, vagy ha egy visszatérő ügyfél adatait előre szeretné rögzíteni.

Az így létrehozott ügyfél „helyi" ügyfél: csak az Ön rendszerében létezik, saját fiókja nincs a platformon. Ha szeretné, hogy be tudjon lépni és lássa a foglalásait, küldjön neki meghívót - erről alább olvashat.

Ügyfél rögzítése

1. Navigáljon az Ügyfelek menüpontra a bal oldali menüben
2. Kattintson a jobb felső sarokban található Új ügyfél gombra
3. Töltse ki a megnyíló Ügyfél hozzáadása űrlapot
4. Kattintson a Mentés gombra

Alapvető információk

• Vezetéknév és Keresztnév - kötelező mezők, csillag jelöli őket
• E-mail - kötelező mező, és minden ügyfélnél egyedinek kell lennie. Ide érkeznek majd az értesítések és a foglalási visszaigazolások
• Telefonszám - nem kötelező; az országkódot külön választóból adhatja meg
• Nem - nem kötelező legördülő mező. Választható értékek: Nincs kiválasztva, Férfi, Nő, Egyéb, Nem publikus

További részletek

• Megjegyzés - legfeljebb 1000 karakteres magánjegyzet az ügyfélről (például allergia, preferencia, speciális kérés). Csak Ön látják. A profilon később további jegyzeteket is rögzíthet, lásd: Jegyzet hozzáadása

Ügyfél meghívás

Az űrlap alján, az Ügyfél meghívás szekcióban található a Meghívó e-mail küldése kapcsoló. A leírása: „Az ügyfél e-mailt kap, amelyben beállíthatja a jelszavát, és bejelentkezhet a foglalási fiókjába".

A meghívó link 7 napig érvényes. Ha az ügyfél e-mail címéhez már tartozik platformfiók, akkor nem kell új jelszót létrehoznia: a meghívóban csak megerősíti, hogy a meglévő fiókját összekapcsolja az Ön vállalkozásával.

Meghívót később is küldhet: nyissa meg az ügyfél profilját, majd válassza a Műveletek menü Ügyfél meghívása regisztrációra pontját.

Automatikusan létrejövő ügyfelek

Amikor valaki az online foglalási oldalán foglal, a rendszer a foglalással együtt létrehozza az ügyfél platformfiókját és az Ön rendszerében az ügyfélprofilt is. Ehhez Önnek nincs teendője - az ilyen ügyfél azonnal megjelenik az Ügyfelek listában, regisztrált fiókkal.

Az ügyfél profiloldala

A listában egy ügyfélre kattintva megnyílik a profiloldala. A Profil kártyán a név, az e-mail cím, a telefonszám és a nem csak megtekinthető - ezeket az adatokat itt nem lehet átírni. A kapcsolatfelvételt gyorsgombok segítik: az E-mail gomb alatt az E-mail küldése és az E-mail cím másolása, a Hívás gomb alatt a Hívás indítása, az SMS küldése és a Telefonszám másolása művelet érhető el.

A profilon Ön a jegyzeteket szerkesztheti, illetve - kizárólag saját fiók nélküli, helyi ügyfeleknél - a címeket.

Miért nem szerkeszthető a név és az e-mail cím?

Ha a név mellett kék pipa ikon látható, az ügyfél regisztrált fiókkal rendelkezik (az ikonra mutatva megjelenik: „Az ügyfél regisztrált fiókkal rendelkezik"). A saját adatait ilyenkor maga az ügyfél kezeli a fiókjában, ezért az Ön oldalán nem módosíthatók. Jegyzetet természetesen ilyenkor is fűzhet hozzá.

A profil kártyái a következők. A bal oldali oszlopban:

Profil - alapadatok és a fenti gyorsműveletek.

Ügyféljegyzetek - a létrehozáskor megadott Megjegyzés, ha kitöltötte. (Ez a kártya ugyanazt a címet viseli, mint lejjebb a jegyzetlista, de az űrlapon beírt szöveget mutatja.)

Legutóbbi 10 foglalás - dátum, foglalási kód, szolgáltatás és állapot. Az Összes foglalás megtekintése hivatkozással az ügyfél teljes foglalási listája nyílik meg.

Ügyféljegyzetek - a jegyzetek listája és az új jegyzet rögzítése.

A jobb oldali oszlopban (mobilon ezek a kártyák az előzőek alatt jelennek meg):

Ügyfélcímek - az ügyfél címei. Az Új cím hozzáadása, a szerkesztés és a törlés csak a saját fiók nélküli, helyi ügyfeleknél érhető el; regisztrált ügyfélnél a saját maga által megadott cím jelenik meg, Alapértelmezett címkével.

Foglalási statisztikák - Összes foglalás, Nem jelent meg, Lemondott, Átfoglalás.

Pénzügyi összegzés - Összes költés és Költés az elmúlt 30 napban.

Leggyakoribb szolgáltatások - mely szolgáltatásokat és hányszor vette igénybe az ügyfél.

Ha az ügyfél le van tiltva, a profil tetején piros sáv jelenik meg a Letiltás oka és a Letiltás időpontja adatokkal.

Az ügyfelek listája

A Keresés gombra kattintva név, e-mail cím vagy telefonszám alapján kereshet.

A Szűrés gomb két beállítást nyit meg:

• Rendezés - Név szerint (A-Z), Időrend szerint vagy Utolsó foglalás
• Állapot - Mind, Aktív, Archivált vagy Tiltott. A Visszaállítás hivatkozás állítja vissza az alapértelmezést

Alapértelmezetten csak az aktív ügyfelek látszanak

Az Állapot szűrő alapértelmezett értéke Aktív, ez pedig az archivált és a tiltott ügyfeleket egyaránt kihagyja a listából. Ha egy ügyfelet nem talál, váltson a Mind értékre.

Időrend szerinti rendezésnél a lista csoportokba rendeződik: Az elmúlt hónapban, Az elmúlt 6 hónapban, Az elmúlt évben és Régebben.

Műveletek az ügyfél profilján

A profiloldal jobb felső sarkában található Műveletek menü tartalma attól függ, milyen az adott ügyfél:

• Archiválás, illetve Archiválás visszavonása - minden ügyfélnél. Az archiválás csak annyit tesz, hogy az ügyfél kikerül az alapértelmezett listából; a foglalási előzményei megmaradnak
• Foglalás engedélyezése nemi korlátozás ellenére - csak akkor jelenik meg, ha nemi korlátozást állított be a foglalásokra
• Értékelés kérése - regisztrált fiókkal rendelkező ügyfélnél, ha beállította az értékeléskérést, és az ügyfél még nem kapott ilyen megkeresést
• Saját fiók nélküli, helyi ügyfélnél: Ügyfél meghívása regisztrációra és Ügyfél törlése
• Regisztrált fiókkal rendelkező ügyfélnél: Ügyfél tiltása vagy Ügyfél feloldása, valamint Ügyfél jelentése

A törlés és a tiltás tehát soha nem jelenik meg együtt. Regisztrált fiókkal rendelkező ügyfelet a rendszer nem enged törölni - helyette archiválja, vagy ha a viselkedése indokolja, tiltsa le. Részletek: Ügyfél tiltása és Ügyfél jelentése.

Hibaelhárítás

Az ügyfél nem tud belépni a fiókjába. Ellenőrizze, kapott-e egyáltalán meghívót: ha a profilján a Műveletek menüben ott az Ügyfél meghívása regisztrációra, akkor még nincs saját fiókja. A meghívó link 7 nap után lejár - ilyenkor az ügyfél a „Ez a meghívó link lejárt" üzenetet látja, Ön pedig küldhet újat. Ha még él egy korábbi meghívó, a rendszer nem küld másikat, hanem jelzi: „Ennek az ügyfélnek már küldtünk meghívót". Arra is érdemes figyelni, hogy az ügyfél azzal az e-mail címmel próbáljon belépni, amely a profilján szerepel.

Ugyanaz az ügyfél kétszer szerepel, vagy nem találom. Egy e-mail cím csak egyszer szerepelhet: ha már létezik ilyen ügyfél, a mentés hibaüzenettel áll meg, amely szerint az E-mail mező értéke már foglalt. Ha ilyenkor nem látja a meglévő ügyfelet a listában, az szinte biztosan az Állapot szűrő miatt van - állítsa Mind értékre, mert az archivált és a tiltott ügyfelek alapértelmezetten rejtve vannak. Ha valaki más e-mail címmel foglalt, mint amit Ön rögzített, két külön profil jön létre; ilyenkor a feleslegessé vált helyi profilt archiválja vagy törölje.

Az ügyfél nem kapja meg az e-maileket. Először a profilon ellenőrizze, jól van-e rögzítve az e-mail cím. Ha az ügyfél le van tiltva, a rendszer szándékosan nem küld neki foglalási visszaigazolást, emlékeztetőt és fizetési linket - ezt a profil tetején lévő piros sáv jelzi, és a tiltás feloldása után az értesítések ismét mennek. Ha az ügyfél fiókja a platform szintjén korlátozott, a meghívó küldése is elutasításra kerül, ezzel az üzenettel: „Ennek az ügyfélnek a fiókja korlátozva van a platformon. Meghívó nem küldhető."