Ügyfél tiltása
A tiltás azt jelenti, hogy az adott ügyfél többé nem tud időpontot foglalni az Ön vállalkozásánál. A tiltás nem csak a jövőre vonatkozik: a rendszer az ügyfél még hátralévő foglalásait is lemondja, és a hozzájuk tartozó kártyás fizetéseket automatikusan visszatéríti.
A tiltás lemondja az ügyfél összes jövőbeli, függőben lévő és visszaigazolt foglalását, és teljes összegben visszatéríti a hozzájuk tartozó, sikeres kártyás fizetéseket. Ez a művelet nem vonható vissza úgy, hogy a lemondott foglalások maguktól visszaállnának - a tiltás feloldása után az ügyfélnek újra kell foglalnia.
Mikor érdemes tiltani
Akkor, ha az együttműködés ténylegesen tarthatatlan: ismétlődő meg nem jelenés, nem megfelelő vagy fenyegető viselkedés, rendszeres fizetési probléma. Mivel a tiltás pénzmozgással is jár, kisebb súlyú esetekben érdemesebb más eszközzel élni.
Mielőtt tilt, rögzítse jegyzetben az előzményeket az ügyfél profilján, hogy a döntés dokumentálva legyen - lásd: Jegyzet hozzáadása.
Kit lehet letiltani?
Csak azt az ügyfelet, akinek van saját Gyorsfoglalás-fiókja. A kézzel felvett, csak az Ön rendszerében létező (helyi) ügyfeleknél az Ügyfél tiltása művelet meg sem jelenik a Műveletek menüben - ott az Ügyfél meghívása regisztrációra és az Ügyfél törlése lehetőségek szerepelnek.
Helyi ügyfélnél az Archiválás csak annyit tesz, hogy az ügyfél kikerül az alapértelmezett listából - foglalást önmagában nem akadályoz meg. Ha egy ilyen ügyfél a jövőben online foglal, fiókot kap, és onnantól letiltható.
Az ügyfél letiltása
- Navigáljon az Ügyfelek menüpontra
- Keresse meg és nyissa meg a letiltani kívánt ügyfél profilját
- Kattintson a jobb felső sarokban lévő Műveletek gombra
- Válassza az Ügyfél tiltása lehetőséget
- A megnyíló ablakban - ha szeretné - töltse ki a Letiltás oka (opcionális) mezőt
- Kattintson az Ügyfél tiltása gombra (vagy a Mégse gombra, ha meggondolta magát)
A megerősítő ablak a következőt írja ki: „Biztosan tiltani szeretné ezt az ügyfelet? A tiltott ügyfelek nem tudnak új foglalást indítani. A tiltott ügyfél e-mail címe és telefonszáma tiltva lesz."
A mező alatti súgó is ezt mondja: „Adja meg a tiltás okát, ezt az okot az ügyfél nem látja…". Az itt megadott szöveg kizárólag Önnek és a munkatársainak szól, a saját nyilvántartás kedvéért. Érdemes kitölteni: később a profilon látni fogja, miért és mikor született a döntés.
Tiltás után a profil tetején piros sáv jelenik meg - „Ez az ügyfél le van tiltva" -, alatta a Letiltás oka és a Letiltás időpontja adatokkal. A listában a tiltott ügyfél Tiltott címkét kap.
Mi történik a tiltás után?
A jövőbeli foglalások lemondásra kerülnek. A rendszer megkeresi az ügyfél összes olyan függőben lévő vagy visszaigazolt foglalását, amelynek időpontja még nem múlt el, és mindet lemondja. A lemondás oka a rendszerben: „Foglalás lemondva ügyfélfiók korlátozás miatt", a lemondást pedig a rendszer az Ön vállalkozása (a szolgáltató) által kezdeményezett lemondásként rögzíti.
A kártyás fizetések visszatérítésre kerülnek. Az így lemondott foglalásokhoz tartozó, sikeresen teljesült kártyás fizetéseket a rendszer automatikusan, teljes összegben visszatéríti. A készpénzes és az átutalásos tételeket értelemszerűen nem tudja visszatéríteni - ezeket Önnek kell rendeznie.
Az e-mail cím és a telefonszám is tiltásra kerül. Az ügyfél tehát új néven vagy új profillal sem tud foglalni ugyanazzal az e-mail címmel vagy telefonszámmal. Foglaláskor ezt az üzenetet kapja: „Jelenleg nem tudunk foglalást rögzíteni. Kérjük, vegye fel a kapcsolatot a szolgáltatóval."
A bankkártya is megjegyzésre kerül. Ha az ügyfélnek volt kártyás fizetése, a rendszer eltárolja a kártya azonosítóját (magát a kártyaszámot nem). Ha később valaki új profillal, de ugyanazzal a kártyával fizet Önnél, a rendszer automatikusan letiltja - ilyenkor a letiltás oka: „Automatikus tiltás - Az ügyfél már korábban tiltott fizetési módszert használt."
A múlt megmarad. A korábbi, már lezajlott foglalások, a Foglalási statisztikák és a Pénzügyi összegzés változatlanul megmaradnak az ügyfél profilján.
Milyen e-maileket kap még a tiltott ügyfél?
A lemondásokról szóló értesítést a rendszer a tiltás után is kiküldi - az ügyfélnek tudnia kell, hogy a foglalása megszűnt. Ugyanígy megkapja a fiókbiztonsági leveleket (például jelszó-visszaállítás, fiókzárolás).
Nem kap viszont több foglalási visszaigazolást, emlékeztetőt, fizetési linket, e-mail cím megerősítést és jegyzetértesítést.
A tiltás csak az Ön vállalkozására vonatkozik
A tiltott ügyfél a Gyorsfoglalás más szolgáltatóinál továbbra is tud foglalni - az Ön döntése a saját vállalkozására érvényes.
Ha a viselkedés a platform egészét érinti (visszaélés, zaklatás, csalás), akkor a Műveletek menü Ügyfél jelentése pontjával küldjön bejelentést a platform adminisztrációjának: a platformszintű letiltásról csak ők dönthetnek. Részletek: Ügyfél jelentése.
A tiltás feloldása
A tiltott ügyfelek alapértelmezetten nem látszanak az Ügyfelek listában, ezért először szűrjön rájuk:
- Az Ügyfelek oldalon kattintson a Szűrés gombra
- Az Állapot résznél válassza a Tiltott értéket
- Nyissa meg a kívánt ügyfél profilját
- Kattintson a Műveletek gombra, majd válassza az Ügyfél feloldása lehetőséget
A feloldás után az ügyfél újra tud foglalni, és a rendszer törli a hozzá eltárolt kártyaazonosítókat is, tehát a kártya alapján történő automatikus tiltás sem lép többé életbe. A tiltás alatt lemondott foglalások nem állnak vissza - ezeket újra fel kell venni.
Ha az ismétlődő meg nem jelenés a gond, a tiltás előtt érdemes előzetes fizetést kérni. A Rendszerbeállítások oldalon az Ügyfélfoglalás fizetési követelmények beállítással szabályozhatja, milyen fizetés szükséges a foglalás rögzítéséhez. Lásd: Stripe beállítása.
Hibaelhárítás
Az ügyfél azt mondja, hogy nem tud foglalni, pedig én nem tiltottam le. Ennek több oka lehet. Előfordulhat, hogy egy másik, korábban letiltott profilja e-mail címben vagy telefonszámban egyezik az újjal - a rendszer mindkettőt figyeli. Az is lehet, hogy ugyanazzal a bankkártyával fizetett, mint egy korábban letiltott ügyfél, ilyenkor a rendszer automatikusan tiltja. Végül a fiókja a platform szintjén is korlátozott lehet, ha másik szolgáltató bejelentése nyomán az adminisztráció letiltotta. Nyissa meg az ügyfél profilját (az Állapot szűrőt Tiltott vagy Mind értékre állítva), és olvassa el a piros sávban a Letiltás oka szöveget - ez megmondja, melyik esetről van szó. Ha Ön szeretné engedni a foglalást, oldja fel a tiltást; platformszintű korlátozás esetén viszont az ügyfélnek a platform ügyfélszolgálatához kell fordulnia.
Nem látom a tiltott ügyfelet a listában. Ez normális: az Állapot szűrő alapértelmezett értéke Aktív, amely az archivált és a tiltott ügyfeleket egyaránt elrejti. Kattintson a Szűrés gombra, és válassza a Tiltott (vagy a Mind) értéket. A tiltott ügyfelek a listában Tiltott címkét viselnek.
Nem találom az Ügyfél tiltása menüpontot. A művelet csak saját fiókkal rendelkező ügyfeleknél jelenik meg - a kézzel felvett, helyi ügyfeleknél nem.