Naptár és időintervallumok beállítása

A naptár és az időintervallumok határozzák meg, hogy az ügyfelek milyen időpontokra foglalhatnak. Ez az útmutató bemutatja, hogyan konfigurálhatja a naptárat a vállalkozás igényei szerint.

Hogyan működik az elérhetőség?

A rendszer a következő tényezők alapján számítja ki a szabad időpontokat:

1. Nyitvatartás vagy elérhetőség - a beállított munkaidő
2. Foglalható kezdőidőpontok - milyen sűrűn kínálja fel a rendszer a kezdési időpontokat
3. Szolgáltatás időtartama - az egyes szolgáltatások hossza
4. Puffer idő - szünet a foglalások előtt és után (ha be van állítva)
5. Meglévő foglalások - a már lefoglalt, valamint a folyamatban lévő (zárolt) időpontok
6. Szünetek és nem elérhető időszakok - a naptárban manuálisan felvett időszakok
7. Foglalási időkorlátok - a minimális előzetes foglalási idő és a maximális előre foglalható időtartam

Foglalható kezdőidőpontok beállítása

A Foglalható kezdőidőpontok beállítás határozza meg, milyen sűrűn kínálja fel a rendszer a kezdési időpontokat az ügyfeleknek. A cím melletti ⓘ jel is erre emlékeztet: ugyanezekben az időközökben adhatók hozzá szünetek és nem elérhető időszakok is a naptárhoz.

A szolgáltatások hossza ettől független

Az időköz a kezdőidőpontok rácsa, nem a szolgáltatás hossza. Egy 60 perces szolgáltatás 15 perces időköz mellett is foglalható: egyszerűen négy egymást követő időközt foglal le, és akár 9:15-kor is kezdődhet. Nem kell tehát az értéket a legrövidebb szolgáltatásához igazítania.

1. Navigáljon a Beállítások → Rendszerbeállítások oldalra
2. Görgessen a Foglalási beállítások szakaszhoz
3. Keresse meg a Foglalható kezdőidőpontok részt - itt három kártya közül választhat, mindegyiken példa kezdőidőpontokkal
4. Kattintson a kívánt kártyára:

Beállítás	Felkínált kezdőidőpontok	Az alkalmazás leírása
15 percenként	09:00, 09:15, 09:30, 09:45…	A legtöbb választás az ügyfeleknek, de a naptárban könnyebben keletkeznek kis lyukak
30 percenként (Ajánlott)	09:00, 09:30, 10:00, 10:30…	Jó egyensúly a rugalmasság és a rendezett naptár között
60 percenként	09:00, 10:00, 11:00, 12:00…	Rendezett, egész órás naptár, de a rövid szolgáltatásokhoz kevés kezdőidőpont jut

5. Kattintson a Mentés gombra

A kártyák alatt az alkalmazás a kiválasztott értékhez tartozó példát is mutatja - 30 percenkénti beosztásnál például ezt: „Például egy 60 perces szolgáltatás 9:00-kor vagy 9:30-kor kezdődhet, 9:15-kor nem."

Tipp

Ha bizonytalan, hagyja a 30 percenként értéket - ezt jelöli az alkalmazás Ajánlott címkével. Sűrűbb beosztásra akkor váltson, ha több kezdőidőpontot szeretne kínálni; ritkábbra pedig akkor, ha rendezettebb, egész órás naptárat szeretne.

További beállítások ugyanebben a kártyában

A Foglalható kezdőidőpontok ugyanabban a Foglalási beállítások kártyában található, mint az alábbi négy beállítás. Mindegyiket ugyanazzal a Mentés gombbal rögzítheti.

Maximális előre foglalható időtartam

Meddig előre foglalhatnak az ügyfelei. 1 és 24 hónap között állítható, alapértelmezés szerint 6 hónap.

Bővebben: Maximális előrefoglalási időtartam beállítása

Minimális előzetes foglalási idő

Mennyivel az időpont előtt kell legkésőbb foglalni. Két mezőből áll, amelyek összeadódnak: 0-30 nap és 0-24 óra. Alapértelmezés szerint mindkettő 0, vagyis az ügyfél a legközelebbi szabad időpontra is foglalhat.

Bővebben: Minimális előzetes foglalási idő beállítása

Naptár megjelenített időtartománya

A Legkorábbi időpont és a Legkésőbbi időpont mező azt szabályozza, hogy a naptár nézetében milyen napi időintervallum jelenjen meg. Alapértelmezés: 07:00 - 21:00. Ez csak a naptár megjelenítésére vonatkozik: a foglalható időpontokat nem ez, hanem az elérhetősége határozza meg.

Bővebben: A naptár használata

Puffer idő

A puffer idő a foglalások közötti szünet - például takarításra vagy felkészülésre. Két mező tartozik hozzá: Puffer idő a foglalás előtt és Puffer idő a foglalás után. Mindkettő 0 és 60 perc között, 5 perces lépésekben állítható.

A rövid puffer is egész idősávot foglal el

Az alkalmazás figyelmeztetése szó szerint: „A puffer idő a foglalások közötti szünet. Ha az időpontok 30 percesek, és ennél rövidebb puffert állít be (pl. 5 vagy 15 percet), az akkor is egy teljes idősávot foglal el, mivel a következő foglalás nem kezdődhet idősáv közben."

Bővebben: Pufferidő beállítása foglalások között

Nyitvatartási idő módosítása

1. Navigáljon a Beállítások → Rendszerbeállítások oldalra
2. Keresse meg a Nyitvatartás és elérhetőség típusa szakaszt
3. Ellenőrizze, hogy az Előre meghatározott nyitvatartás lehetőség van kiválasztva - a napokra lebontott nyitvatartási rács csak ebben a módban jelenik meg
4. Minden napnál állítsa be a Kezdés és a Befejezés időpontot
5. A szabadnapokat kapcsolja ki az adott napnál - ilyenkor a nap Zárva állapotba kerül
6. Kattintson a Mentés gombra

Szünetet külön idősávval adhat meg

Nincs külön „Szünet" mező. Ha a nap közben szünetet szeretne (például ebédszünetet), a + Idősáv hozzáadása gombbal vegyen fel egy második idősávot, és a kettő közötti időt hagyja szabadon - például 9:00-12:00 és 13:00-17:00.

Naponta legfeljebb 5 idősáv vehető fel; a korlát elérésekor az alkalmazás a „Maximum 5 idősáv naponta" üzenetet mutatja. Ha ennél többre van szüksége, válassza a Flexibilis nyitvatartás módot.

Az elérhetőség részletes kezeléséről bővebben: Elérhetőség kezelése

Szünetek és nem elérhető időszakok a naptárban

Egyes időszakokat a naptárban manuálisan is lezárhat a foglalás elől - például szabadság, képzés vagy egyéb elfoglaltság esetén.

1. Navigáljon a Naptár nézethez
2. Váltson át Szünetek szerkesztési módba (a naptár három módja: Megtekintés, Elérhetőség, Szünetek)
3. Válassza ki az időszak típusát:
   • Szünet - rövidebb, munkaidőn belüli kihagyás
   • Nem elérhető - nem dolgozik az adott időszakban
   • Függőben - még nem véglegesített, ideiglenesen fenntartott időszak
4. Opcionálisan írjon rövid magyarázatot a Megjegyzés mezőbe (például „Szabadság")
5. Jelölje ki az időszakot: asztali gépen húzással, mobilon két koppintással - az első koppintás kijelöli a kezdő idősávot, a második a tartomány végét, majd a felugró panelen erősítse meg a hozzáadást

Ugyanebben a módban lehet a korábban felvett időszakokat eltávolítani is.

Ha nem indul a kijelölés

Ha a naptárban a húzás vagy a koppintás nem hoz létre új időszakot, valószínűleg még Megtekintés módban van. Az alkalmazás ilyenkor a „Először váltson szünet szerkesztési módba" üzenetet adja.

Az így megjelölt időszakokban az ügyfelek nem fognak szabad időpontot látni.

A meglévő foglalásokra is ráhúzható

Szünetet és nem elérhető időszakot akkor is felvehet, ha az időszakban már van foglalás. A meglévő foglalás ettől nem változik: érvényben marad, és a naptárban is látszik. A megjelölt időszak csak azt akadályozza meg, hogy új foglalás érkezzen rá.

Időpont zárolás

Amikor egy ügyfél a foglalási folyamatban eljut az összegző, megerősítő lépéshez, a kiválasztott időpont 10 percre zárolódik. Ez megakadályozza, hogy két ügyfél egyszerre foglalja le ugyanazt az időpontot.

Fontos részletek:

• A 10 perces időzítő már az összegző képernyőre lépéskor elindul - nem akkor, amikor az ügyfél a fizetés gombra kattint
• A zárolás alatt az időpont minden más ügyfél számára foglaltnak látszik
• Ha az ügyfél nem fejezi be a foglalást 10 percen belül, az időpont automatikusan felszabadul
• Ha a fizetés már folyamatban van, a rendszer további 30 perc türelmi időt ad, hogy egy éppen zajló fizetés feldolgozását ne szakítsa meg

Példa a beállítások összehangolására

Az alábbi példa csak szemléltetés, nem ajánlás - a saját szolgáltatásai hosszához igazítsa az értékeket.

Tegyük fel, hogy a legrövidebb szolgáltatása 30 perces, és minden ügyfél után 10 perc takarításra van szüksége:

• Foglalható kezdőidőpontok: 30 percenként
• Puffer idő a foglalás után: 10 perc
• Mivel a puffer rövidebb, mint az időköz, a rendszer így is egy teljes 30 perces idősávot tart fenn a foglalás után

Ha ez túl sok üresjáratot okoz, két irány közül választhat: vagy 15 percenkénti kezdőidőpontokra vált (sűrűbb naptár, de pontosabb illeszkedés), vagy elhagyja a puffert, és a takarítási időt beépíti a szolgáltatás időtartamába.

Hibaelhárítás

Az ügyfelek nem látnak szabad időpontot

Ellenőrizze sorban a következőket:

1. Nyitvatartás vagy elérhetőség - az Előre meghatározott nyitvatartás módban van-e beállított idősáv az adott napra, illetve flexibilis módban felvette-e az elérhetőséget a naptárban
2. Minimális előzetes foglalási idő - ha például 2 napot állított be, a közeli napokra nem jelenik meg időpont
3. Maximális előre foglalható időtartam - a beállított hónapszámon túli napokra nem lehet foglalni
4. Szünetek és nem elérhető időszakok - nem fed-e le a naptárban felvett időszak egy egész napot
5. Szolgáltatás időtartama - ha a szolgáltatás hosszabb, mint a munkaidejéből fennmaradó idő, nem jelenik meg időpont

Rövidebbek a szabad idősávok, mint vártam

Ennek szinte mindig a Puffer idő az oka. A puffer a foglalás előtt vagy után lefoglalt idő, és ha rövidebb, mint a kezdőidőpontok közötti időköz, akkor is egy teljes idősávot foglal el. Ha sűrűbb naptárat szeretne, csökkentse a puffert, vagy válasszon sűrűbb kezdőidőpontokat.

Az ügyfél nem tudta befejezni a foglalást, mert lejárt az időpont zárolása

A megerősítő lépéstől számítva 10 perc áll rendelkezésre a foglalás befejezésére. Ha az ügyfél ennél tovább időzik, az időpont felszabadul, és újra kell kezdenie a foglalást. Ilyenkor kérje meg, hogy válassza ki ismét az időpontot, és zárja le a fizetést 10 percen belül. Ha az időpontot időközben más lefoglalta, a naptár már nem fogja felkínálni.