Számlázás automatizálása: Számlázz.hu és Billingo

A Gyorsfoglalás össze tud kapcsolódni a Számlázz.hu vagy a Billingo rendszerével. Ha bekapcsolja az integrációt, a rendszer minden beérkező fizetéshez automatikusan kiállítja a bizonylatot - számlát vagy nyugtát, aszerint, hogy melyiket választja - a saját számlázóprogramjában, az Ön nevében.

Ez a cikk a részletes beállítást írja le. A fizetési oldal és a Stripe beállítása külön cikkben található: Fizetés és integrációk.

Miért érdemes automatizálni

Minden bevételről bizonylatot kell kiállítania - ez törvényi kötelezettség, nem választható. Ha az ügyfél a foglalási oldalon fizet, a bizonylat kiállítása így is Önre marad, csak éppen később, kézzel, a nap végén.

Az integrációval:

• a bizonylat a fizetés pillanatában elkészül, nem marad ki egy sem;
• nem kell átgépelnie a szolgáltatásokat, az árakat és az ügyfél adatait;
• a bizonylat száma megjelenik a fizetés adatlapján, így összepárosítható a foglalással;
• visszatérítéskor a sztornó is automatikusan lefut.

A bizonylat az Ön nevében készül

A Gyorsfoglalás nem állít ki bizonylatot Ön helyett: az Ön Számlázz.hu vagy Billingo fiókjában, az ott beállított cégadatokkal, az Ön számlatömbjéből készül. A rendszer csak elküldi az adatokat a számlázóprogramnak.

Mielőtt hozzákezd

Mindkét szolgáltatónál ugyanaz a három feltétel:

1. Aktív fiók a Számlázz.hu-nál, illetve a Billingónál.
2. A vállalkozása számlázási adatai legyenek kitöltve a számlázóprogramban (cégnév, cím, adószám, bankszámla). A rendszer ezeket nem küldi át - a szolgáltató a saját fiókbeállításaiból tölti ki őket.
3. Egy API kulcs, amelyet a szolgáltatónál hoz létre.
   • Számlázz.hu: a Számla Agent kulcs. A rendszer ezt küldi minden híváskor; a beállítási űrlapon a mező neve API kulcs.
   • Billingo: az űrlapon ez a súgó látszik a mező alatt: „Az API kulcsot a Billingo fiókjában hozhatja létre: app.billingo.hu/api-key".

Egyszerre csak egy szolgáltató lehet aktív

A rendszer egyetlen számlázási integrációt tárol. Ha a másik szolgáltatónál is menteni próbál, a beállítási oldal tetején sárga figyelmeztetés jelenik meg: „A mentés lecseréli a jelenleg aktív Billingo integrációt" (illetve „...Számlázz.hu integrációt"). A mentéssel a korábbi szolgáltató hozzáférési adatai nem vesznek el, hanem archiválódnak - így a régi szolgáltatóval kiállított bizonylatok sztornózása és PDF-letöltése később is működik.

Beállítás: Számlázz.hu

A Beállítások > Integrációk fülön a Számlázz.hu integráció kártyán kattintson a Beállítás gombra.

1. Bizonylat típusa - válassza a Számla vagy a Nyugta csempét. Egyszerre csak az egyik lehet érvényben, és a választás a jövőbeli fizetésekre vonatkozik. Később bármikor átválthat.
2. API kulcs - illessze be a Számlázz.hu kulcsát. A mező takart; a szem ikonnal megjelenítheti. Ha már mentett kulcsot, a rendszer nem írja vissza a mezőbe, csak jelzi: „Egy kulcs már el van mentve. Hagyja üresen a megtartásához, vagy adjon meg újat a cseréjéhez."
3. Nyugta prefix - csak Nyugta módban jelenik meg, és ilyenkor kötelező. Súgója: „Alfanumerikus prefix a nyugtaszámozáshoz (pl. NYGT)." Legfeljebb 5 karakter, csak nagybetű és szám. A tényleges sorszámozást a Számlázz.hu végzi ezzel a prefixszel.
4. Alapértelmezett ÁFA kulcs - a legördülőben: 27%, 18%, 5%, 0%, AAM - Alanyi adómentesség, TAM - Tárgyi adómentes. Alapértelmezetten az AAM van kiválasztva, mert a magyar egyéni vállalkozók többsége alanyi adómentes.
5. Megjegyzés a bizonylaton - opcionális, legfeljebb 255 karakter. Ha kitölti, minden bizonylatra rákerül.
6. Automatikus bizonylat készítés készpénzes/manuális fizetéseknél - kapcsoló. Lásd lentebb: Mikor készül el a bizonylat.
7. Bizonylat küldése e-mailben az ügyfélnek - kapcsoló. Csak Számla módban van hatása (lásd a lenti figyelmeztetést).
8. Integráció bekapcsolása - ez a főkapcsoló. Enélkül a beállítások elmentődnek, de nem készül bizonylat.
9. Kattintson a Kapcsolat tesztelése gombra. Siker esetén: „Számlázz.hu kapcsolat sikeres!"
10. Kattintson a Mentés gombra.

Beállítás: Billingo

A Beállítások > Integrációk fülön a Billingo integráció kártyán kattintson a Beállítás gombra. A lépések azonosak, két eltéréssel: nincs prefix mező, viszont bizonylattömböt kell választania, és ezt csak sikeres kapcsolatteszt után teheti meg.

1. Bizonylat típusa - Számla vagy Nyugta.
2. API kulcs - illessze be a Billingo kulcsát.
3. Kattintson a Kapcsolat tesztelése gombra. Amíg ez nem történt meg, a tömbválasztó helyén ez a kék tájékoztatás áll: „Tesztelje a kapcsolatot az elérhető bizonylattömbök betöltéséhez."
4. Számlatömb (Számla módban) vagy Nyugtatömb (Nyugta módban) - a rendszer a teszt után lekéri a Billingo fiókjában létező tömböket, és legördülőben felkínálja őket. A választás kötelező. Ha a fiókjában nincs megfelelő tömb, sárga figyelmeztetés jelenik meg: „Nem található megfelelő bizonylattömb a Billingo fiókjában. Kérjük, hozzon létre egyet a Billingo weboldalon."
5. Alapértelmezett ÁFA kulcs, Megjegyzés a bizonylaton, majd a három kapcsoló - ugyanaz, mint a Számlázz.hu-nál.
6. Mentés.

Aktiválni csak sikeres kapcsolatteszt után lehet

Ha az Integráció bekapcsolása kapcsoló be van kapcsolva, a rendszer a mentés előtt önműködően leellenőrzi a kapcsolatot. Ha ez nem sikerül, a mentés megáll ezzel az üzenettel: „Az integráció nem aktiválható: a kapcsolat tesztelése sikertelen. Kérjük, ellenőrizze az API kulcsot." Így nem lehet félig működő integrációt élesíteni.

A nyugtát nem lehet e-mailben küldeni

A Bizonylat küldése e-mailben az ügyfélnek kapcsoló mindkét módban látszik, de a rendszer csak Számla típusnál használja: ilyenkor a számlázó szolgáltató küldi el a számlát az ügyfél e-mail címére. Nyugtánál a kapcsoló bekapcsolva sem eredményez e-mailt - a szolgáltatók nyugtát nem küldenek. Az is feltétel, hogy az ügyfélnek legyen rögzített e-mail címe.

Ha minden rendben van, az Integrációk fülön a kártyán zöld Aktív jelvény jelenik meg, a gomb felirata pedig Beállítás helyett Kezelés lesz. A jelvény csak akkor látszik, ha az integráció be van kapcsolva és minden kötelező adat (kulcs, prefix vagy tömb) megvan.

Mikor készül el a bizonylat

Fizetés módja	Mikor készül a bizonylat
Online bankkártyás fizetés a foglalási oldalon	A sikeres fizetés után azonnal
Fizetési link	Amikor az ügyfél kifizeti a linket
Készpénz vagy egyéb, kézzel rögzített fizetés	A rögzítés pillanatában - de csak akkor, ha az Automatikus bizonylat készítés készpénzes/manuális fizetéseknél kapcsoló be van kapcsolva

Visszamenőleg nem készül bizonylat

A rendszer mindig egy konkrét, éppen beérkező fizetéshez állít ki bizonylatot. Az integráció bekapcsolása előtt rögzített fizetésekhez utólag nem készít semmit - azokat a számlázóprogramjában kell kézzel kiállítania.

Mi kerül a bizonylatra

• Tételsorok: a foglalás szolgáltatásai, mennyiséggel. A rendszer akkor bontja tételekre a bizonylatot, ha a szolgáltatások összege megegyezik a fizetett összeggel.
• Kuponkedvezmény: külön, negatív előjelű sorként, Kupon kedvezmény néven - csak akkor, ha tételes bontás készült.
• Foglaló vagy részfizetés: ilyenkor nincs tételes bontás, hanem egyetlen sor kerül a bizonylatra a szolgáltatások összefoglalójával és a foglalási kóddal. Ha még van hátralék, a sor neve „foglaló" toldalékot kap, a maradékot rendező fizetésnél pedig „hátralék" toldalékot.
• Fizetési mód: bankkártya, készpénz vagy átutalás, a rögzített fizetés szerint.
• ÁFA: a beállított alapértelmezett ÁFA kulcs szerint, minden soron.
• Megjegyzés: ha megadott ilyet a beállításoknál.

Az ügyfél adatai a számlán

Számla módban a bizonylatra az ügyfél profiljában tárolt számlázási cím kerül: név (üzleti címnél a cégnév), irányítószám, város, utca - üzleti címnél az adószám is. Nyugta módban ezekre nincs szükség.

A számlázási címet a fizetés előtt töltse ki

Ha az ügyfélnek nincs használható számlázási címe (hiányzik az irányítószám, a város vagy az utca), a rendszer nem tudja kiállítani a számlát. Ilyenkor a fizetés zavartalanul lezajlik, csak a bizonylat marad el, és a rendszer megjelöli a fizetést, hogy az később kézzel pótolható legyen. Ezért érdemes az ügyfél adatait a fizetés előtt rendezni - lásd: Ügyfél hozzáadása. Ne feledje: a címet csak a saját fiók nélküli, helyi ügyfeleknél szerkesztheti Ön; regisztrált ügyfélnél az általa megadott cím szerepel.

Hol látja a bizonylatot

Nyissa meg a fizetés adatlapját a Pénzügy > Ügyfél fizetések oldalról (Fizetések kezelése és ellenőrzése). Ha készült bizonylat, megjelenik a Bizonylat kártya:

• Számla esetén a kártyán a számla sorszáma egy kattintható hivatkozás, amellyel megnyithatja a PDF-et. Ugyanez a Számla letöltése (PDF) menüpontként is elérhető az oldal műveletei között.
• Nyugta esetén csak a nyugta sorszáma látszik. Nyugtához a szolgáltatók nem adnak PDF-letöltést.

Visszatérítés indításakor a kiválasztható fizetések mellett kék jelvény mutatja, hogy készült-e már bizonylat: Számlázva vagy Nyugtázva.

A „Nyugta letöltése" nem a számlázóprogram nyugtája

A fizetés műveletei között szereplő Nyugta letöltése a Stripe saját fizetési visszaigazolása, nem a Számlázz.hu vagy a Billingo bizonylata. A számlázási bizonylat mindig a Bizonylat kártyán található.

Visszatérítés és sztornó

Ha egy fizetéshez tartozik bizonylat, és Ön visszatérítést indít (Visszatérítés indítása), a rendszer megkísérli a bizonylat sztornózását:

• Teljes visszatérítés - a rendszer sztornózza az eredeti bizonylatot. Az eredeti sorszám lekerül a fizetésről, de nem vész el: a rendszer megőrzi.
• Részleges visszatérítés Számla módban - a rendszer sztornózza az eredeti számlát, majd az Önnél maradó összegről új, helyesbített számlát állít ki.
• Részleges visszatérítés Nyugta módban - a rendszer csak sztornózza a nyugtát; új nyugta nem készül. A megtartott összegről Önnek kell kézzel bizonylatot kiállítania.

A sztornó bizonylat száma a visszatérítés adatlapján és a fizetés adatlapján, a visszatérítés sorában látszik, Sztornó bizonylat felirattal.

A sztornó akkor is lefut, ha kikapcsolta az integrációt

A sztornózás jogszabályi kötelezettség, ezért a rendszer akkor is megkísérli, ha az Integráció bekapcsolása kapcsolót időközben lekapcsolta - feltéve, hogy a bizonylatot kiállító szolgáltató hozzáférési adatai még megvannak. A rendszer mindig ahhoz a szolgáltatóhoz küldi a sztornót, amelyik az eredeti bizonylatot kiállította, akkor is, ha Ön azóta a másikra váltott.

Ha a számlázó nem érhető el

Ha a Számlázz.hu vagy a Billingo éppen nem válaszol, a rendszer többször, növekvő szünetekkel újrapróbálkozik (összesen ötször, néhány másodperctől néhány percig terjedő várakozással). A fizetést ez nem érinti: a pénz megérkezik, a foglalás létrejön, csak a bizonylat késik.

Ha az újrapróbálkozások után sem sikerül, a rendszer naplózza az esetet, és riasztást küld a Gyorsfoglalás csapatának. Emellett minden éjjel lefut egy ellenőrzés, amely megkeresi azokat a fizetéseket, amelyekhez bizonylatnak kellett volna készülnie, de nem készült, illetve azokat a visszatérítéseket, amelyekhez hiányzik a sztornó. Ha egy bizonylat tartósan nem jelenik meg a fizetés adatlapján, keresse a támogatást a foglalási kóddal.

Az ügyfél két e-mailt is kaphat

Ha bekapcsolta a Bizonylat küldése e-mailben az ügyfélnek beállítást, az ügyfél a számlázó szolgáltatótól megkapja a számlát - a Stripe pedig ettől függetlenül elküldheti a saját fizetési visszaigazolását. A Stripe visszaigazoló e-mailjeit nem a Gyorsfoglalásban, hanem a Stripe felületén lehet kikapcsolni, és a beállítás a teljes fiókra vonatkozik.

Hibaelhárítás

A kapcsolat tesztelése sikertelen. Az üzenet: „Számlázz.hu kapcsolat sikertelen. Kérjük, ellenőrizze a hitelesítő adatokat és próbálja újra." (Billingónál ugyanez a saját nevével.) Ellenőrizze, hogy a beillesztés elé vagy mögé nem került-e szóköz vagy sortörés, hogy a fiókja aktív-e a szolgáltatónál, és hogy a kulcs érvényes-e. Kétség esetén generáljon új kulcsot a szolgáltatónál, és illessze be újra. Ha túl rövid szöveget illeszt be, a rendszer külön szól: „Kérjük, adjon meg egy érvényes API kulcsot a teszteléshez."

Nem tudom bekapcsolni az integrációt. Ha mentéskor „Az integráció nem aktiválható..." üzenetet kap, a bekapcsolás előtti ellenőrzés akadt el. Előbb a Kapcsolat tesztelése gombbal érje el a sikeres tesztet, és csak utána mentsen bekapcsolt főkapcsolóval.

Egy fizetéshez nem készült bizonylat. A leggyakoribb okok: az integráció a fizetés pillanatában nem volt bekapcsolva (utólag nem pótolja a rendszer); készpénzes vagy kézzel rögzített fizetésnél nincs bekapcsolva az Automatikus bizonylat készítés készpénzes/manuális fizetéseknél kapcsoló; Számla módban hiányzik az ügyfél számlázási címe; Billingónál nincs kiválasztva a bizonylattömb; Számlázz.hu Nyugta módban nincs kitöltve a Nyugta prefix. Ha ezek mind rendben vannak, a bizonylat valószínűleg csak késik - nézze meg újra néhány perc múlva.

Az ügyfél két e-mailt kapott. Ez várható: az egyik a Stripe fizetési visszaigazolása, a másik a számlázó szolgáltató által küldött számla. Ha csak az egyiket szeretné, vagy kapcsolja ki a Bizonylat küldése e-mailben az ügyfélnek beállítást, vagy a Stripe felületén állítsa le a visszaigazoló e-maileket.

Rossz ÁFA kulcs került a bizonylatra. A rendszer minden tételre az Alapértelmezett ÁFA kulcs mezőben beállított értéket használja - szolgáltatásonként eltérő kulcsot nem tud kezelni. Javítsa a beállítást; a módosítás a jövőbeli bizonylatokra érvényes. A már kiállított bizonylatot a számlázóprogramjában kell sztornóznia és újra kiállítania.

Átváltottam a másik szolgáltatóra, és a régi bizonylatokat keresem. A korábbi bizonylatok a régi szolgáltató fiókjában maradnak, és a fizetések adatlapján is láthatók. A sztornózás és a PDF-letöltés továbbra is a kiállító szolgáltatóhoz megy, mert a rendszer a váltáskor megőrizte annak hozzáférési adatait.

Új funkció

A számlázási integrációk viszonylag újak, és éles ügyféladatokkal még korlátozottan próbáltuk ki őket. Az első néhány fizetésnél érdemes ellenőriznie a számlázóprogramjában, hogy a bizonylatok a várt tartalommal és tömbből készülnek-e. Ha bármi eltérést lát, jelezze a támogatásnak.