Fizetések kezelése és ellenőrzése
A Gyorsfoglalás minden foglaláshoz nyilvántartja, hogy mennyit fizetett már az ügyfél, és mennyi van még hátra. A helyszínen átvett pénzt Ön rögzíti a foglalás oldalán, az online kártyás fizetéseket pedig a rendszer automatikusan könyveli. A Pénz ügy menüpont oldalain minden tranzakciót, visszatérítést és banki kifizetést egy helyen áttekinthet.
Miért érdemes vezetni a fizetéseket?
- A foglalás oldalán mindig látszik, mennyi a hátralék, így nem marad el a helyszíni fizetés bekérése.
- A visszatérítés csak akkor indítható, ha a fizetés rögzítve van a rendszerben.
- A kártyás fizetéseknél megjelenik, mennyi díjat vont le a Stripe, és mennyi érkezik a bankszámlájára.
- Ha számlázási integrációt használ, a bizonylat a rögzített fizetés alapján készül el.
Fizetés rögzítése a foglalásból
Ezt akkor használja, ha az ügyfél a helyszínen fizetett, vagy ha csak egy részletet vett át.
- Nyissa meg a foglalást a Foglalások listából.
- Kattintson a Műveletek gombra.
- Válassza a Fizetés rögzítése lehetőséget.
- A Manuális fizetés rögzítése ablakban töltse ki a mezőket:
- Összeg - a most átvett összeg (nem feltétlenül a teljes hátralék).
- Fizetési mód - Kártya, Készpénz, Átutalás vagy Egyéb.
- Megjegyzések - szabadon kitölthető, például „első részlet".
5. Kattintson a Rögzítés gombra.
A rögzített összeg azonnal levonódik a hátralékból, és megjelenik a foglalás fizetési adatai között, valamint a Pénzügy → Ügyfél fizetések listában.
A Fizetés rögzítése csak akkor látható, ha a foglaláson még van kiegyenlítetlen összeg. Visszaigazolt, teljesített és „nem jelent meg" állapotú foglalásoknál érhető el. Ha a foglalás már teljes egészében ki van fizetve, a menüpont eltűnik.
Fizetettnek jelölés
A Műveletek → Fizetettnek jelölés a teljes fennmaradó összeget azonnal rögzíti Készpénz fizetési móddal, külön ablak nélkül. Ez a gyors út akkor, ha az ügyfél a helyszínen kifizette a teljes hátralékot. Visszaigazolt és teljesített foglalásoknál érhető el, amíg van kiegyenlítetlen összeg.
A Fizetettnek jelölés nem csak egy státuszjelölés: készpénzes fizetési tételt rögzít a teljes hátralékról. Ha a pénz valójában átutalással vagy kártyával érkezett, inkább a Fizetés rögzítése ablakot használja, és ott válassza ki a megfelelő fizetési módot - így a könyvelése pontos marad.
A foglalás fizetési állapotai
A foglalás részletoldalán a fizetési adatok között a következő állapotok egyike látható:
| Állapot | Jelentése |
|---|---|
| Teljes egészében kifizetve | Az ügyfél a teljes végösszeget megfizette. |
| Visszatérítésekkel kifizetve | A foglalás ki van fizetve, de történt hozzá visszatérítés is. |
| Részlegesen kifizetve | Az összeg egy része érkezett meg (például a foglaló), a többi még hátravan. |
| Fizetés felszabadítva | A kártyán zárolt összeget feloldottuk, terhelés nem történt. |
| A fizetést rögzíteni kell | A foglaláshoz tartozik fizetendő összeg, de még nincs rögzítve fizetés. |
| Fizetés függőben | A fizetés elindult, de még nem zárult le. |
| Ingyenes szolgáltatás | A foglaláshoz nem tartozik fizetendő összeg. |
Online fizetés és a foglaló
Ha online fizetést fogad, az ügyfél a foglaláskor a Stripe fizetési oldalán fizet. A Rendszerbeállítások → Ügyfélfoglalás fizetési követelmények résznél beállítottaktól függően vagy a teljes összeget (Teljes ár), vagy a Foglalódíj opciónál megadott százalékot fizeti előre.
Fontos különbség a foglalás elfogadási módja szerint:
- Automatikus elfogadás bekapcsolva - a rendszer a foglalás létrejöttekor azonnal terheli a kártyát.
- Automatikus elfogadás kikapcsolva - az összeg csak zárolásra kerül a kártyán, terhelés nincs. A pénz akkor kerül ténylegesen levonásra, amikor Ön a Visszaigazolás gombra kattint. Ha elutasítja a foglalást, a zárolás feloldódik, és az ügyfelet soha nem terheljük meg.
Példa: 18 000 Ft-os szolgáltatás 50%-os foglalódíjjal. Az ügyfél 9 000 Ft-ot fizet online, ez a foglalás visszaigazolásáig zárolva van a kártyáján. A maradék 9 000 Ft a helyszínen fizetendő - ezt Ön a Fizetés rögzítése ablakban könyveli le.
Ügyfél fizetések listája
A Pénzügy → Ügyfél fizetések oldalon időrendben látja az összes fizetést.
- A Keresés mezőben név, e-mail cím, telefonszám vagy foglalási kód alapján kereshet.
- A Szűrők panelen a Fizetési mód szerint szűrhet (Összes / Kártya / Készpénz), és bekapcsolhatja az Érvénytelenített fizetések megjelenítése kapcsolót.
- Az Új fizetés gombbal foglalás nélkül is rögzíthet fizetést: először válassza ki az ügyfelet, majd - ha szeretné - hozzárendelheti egy foglaláshoz.
Egy sorra kattintva megnyílik a fizetés részletoldala.
Egy fizetés állapotai
A lista a foglalástól függetlenül, magának a tranzakciónak az állapotát mutatja:
| Állapot | Jelentése |
|---|---|
| Függőben | A fizetés elindult, de még nem zárult le (például zárolt, még nem terhelt kártyás összeg). |
| Teljesített | A fizetés sikeresen lezárult. |
| Sikertelen | A fizetési kísérlet meghiúsult. |
| Visszatérítve | A teljes összeget visszatérítettük. |
| Részben visszatérítve | Az összeg egy részét visszatérítettük, a maradék még visszatéríthető. |
| Megszakítva | A tranzakció megszakadt vagy érvénytelenítettük. |
| Vitatott | Az ügyfél megvitatta a terhelést a bankjánál. |
Ha kézzel rögzített egy fizetést, majd kiderül, hogy hibás volt (rossz összeg, duplikált tétel), a fizetés részletoldalán a Fizetés érvénytelenítése művelettel vonhatja vissza. Csak kézzel rögzített, teljesített fizetések érvényteleníthetők, és a művelet nem vonható vissza. Az így érvénytelenített tételek a listában az Érvénytelenített fizetések megjelenítése kapcsolóval hozhatók elő.
Díjak és nettó összeg
Kártyás fizetéseknél a Stripe levon egy feldolgozási díjat, mielőtt a pénzt továbbítaná Önnek. Ezt a fizetés részletoldalán a Fizetés részletezés szakaszban látja:
- Befizetés - amit az ügyfél fizetett.
- Feldolgozási díjak - amit a Stripe levont.
- Kifizetés - ami ténylegesen az Ön egyenlegére kerül.
A Stripe nyilvános magyar árlistája szerint a díj kártyatípusonként eltér: normál EGT-s kártyák esetén 1,5% + 85 Ft, prémium EGT-s kártyáknál 2,8% + 85 Ft, brit kártyáknál 2,5% + 85 Ft, EGT-n kívüli kártyáknál 3,15% + 85 Ft, valutaváltás esetén további 2%. Az aktuális árakat a Stripe árlistáján találja, az adott fizetésre ténylegesen felszámított összeget pedig mindig a Fizetés részletezés mutatja meg.
A díjat a Stripe automatikusan levonja a kifizetés előtt, Önnek nincs vele semmilyen külön teendője. A Gyorsfoglalás a foglalások után nem számít fel jutalékot - az előfizetési díjon felül a platform nem von le semmit.
A Fizetés részletezés csak Stripe-on keresztüli, sikeres kártyás fizetéseknél jelenik meg. Készpénzes, átutalásos és ingyenes tételeknél nincs feldolgozási díj, ezért ott nem is látható.
Túlfizetés és jóváírás
Ha egy már kifizetett foglalást utólag olcsóbbra módosít (például kivesz belőle egy szolgáltatást), a foglalás túlfizetetté válik. A módosító oldal ilyenkor az Az ügyfél jóváírása sorban mutatja a különbözetet, és a Fizetési művelet résznél két lehetőséget kínál:
- Jóváírásként hagyás - nincs pénzmozgás, a foglalás túlfizetettként marad.
- Jóváírás tudomásul vétele - ugyanez, automatikus visszatérítés nélkül.
A rendszer tehát a lefelé történő módosításnál nem térít vissza automatikusan. Ha a különbözetet vissza szeretné adni, indítson kézzel visszatérítést.
Visszatérítések
Visszatérítést a foglalás Műveletek → Visszatérítés menüpontjából indíthat, ha a foglaláson már van befizetett összeg. A Fizetés visszatérítése ablak megmutatja a Teljes befizetett összeget, a Már visszatérítve és a Visszatéríthető összeget; a Visszatérítés összege mezőben részösszeget is megadhat.
Foglalás lemondásakor a Foglalás lemondása ablakban megjelenik a Visszatérítés az ügyfélnek kapcsoló. Ez alapértelmezetten be van kapcsolva, és a lemondási határidőtől függetlenül működik, mert a lemondást Ön kezdeményezi. Ha nem szeretne visszatéríteni, kapcsolja ki, mielőtt megerősíti a lemondást. A kapcsoló csak akkor jelenik meg, ha van visszatéríthető kártyás fizetés - készpénzes fizetést a rendszer nem tud visszautalni.
A visszatérítések a Pénzügy → Visszatérítések oldalon követhetők nyomon, az egyes tételek állapota pedig a fizetés részletoldalán, a visszatérítési előzményekben látszik:
- Feldolgozás alatt - a visszatérítés elindult a Stripe felé.
- Sikeres - a visszatérítés megtörtént.
- Sikertelen - a visszatérítés nem ment végbe, érdemes újrapróbálni.
A kártyás visszatérítés jellemzően 5-10 munkanap alatt jelenik meg az ügyfél számláján - ez a bankok átfutási ideje, nem a Gyorsfoglaláson múlik. A visszatérített összeget a Stripe a következő kifizetéséből vonja le.
Részletes lépések: Visszatérítés indítása.
Kifizetések a bankszámlájára
A Pénzügy → Kifizetések oldal csak akkor jelenik meg, ha csatlakoztatott Stripe-fiókja van. Itt látja, mikor és mekkora összeget utalt a Stripe a bankszámlájára. A lista a kifizetés azonosítóját, összegét, dátumát, állapotát, a tranzakciók számát és a kifizetés módját mutatja. Egy kifizetésre kattintva a Kifizetés részletei oldalon négy fülön bontva látja, mi alkotja az összeget:
- Fizetések - a beérkezett ügyfélfizetések.
- Visszatérítések - az adott időszakban visszautalt összegek.
- Kiigazítások - korrekciók, például kerekítési eltérések.
- Díjak - a Stripe által felszámított feldolgozási díjak.
A kifizetések a Stripe saját kifizetési ütemezését követik, amelyet a Stripe-fiókjában állíthat be. Az első kifizetés jellemzően az első sikeres fizetéstől számított 7-14 napon belül érkezik, mert a Stripe ekkor zárja le a fiók ellenőrzését.
Hibaelhárítás
Nem látom a „Fizetés részletezés" szakaszt
Ellenőrizze a következőket:
- Kártyás, Stripe-on keresztüli fizetésről van szó? Készpénzes, átutalásos és ingyenes tételeknél nincs feldolgozási díj.
- A fizetés állapota Teljesített? Függőben lévő tételeknél a díj még nem ismert.
- A fizetés részletoldalát nézi, nem a listát? A részletezés csak a részletoldalon jelenik meg.
- A funkció bevezetése előtti régi fizetéseknél a bontás nem jelenik meg visszamenőleg.
Ha mindegyik teljesül, és a szakasz továbbra sem látszik, írjon a támogatásnak a fizetés azonosítójával.
A rendszerben szereplő összeg eltér a Stripe felületén látottól
- Ugyanazt a pénznemet nézi mindkét helyen?
- Ugyanarról a tranzakcióról van szó? A Stripe egy napon több tételt is összevonhat egy kifizetésbe.
- A Kifizetés sor a díjak levonása utáni nettó összeg - ezt hasonlítsa a bankszámlájára érkezett összeghez, ne az ügyfél által fizetett bruttóhoz.
Ha valóban eltérés van, jelezze a támogatásnak a fizetés azonosítójával és a dátummal.
Az ügyfél fizetett, de nem látom a fizetést
A fizetési linken keresztül érkezett fizetéseket a rendszer óránként egyeztetni is szokta a Stripe-pal, így egy elakadt visszajelzés általában egy órán belül magától rendeződik. Frissítse az oldalt, és ellenőrizze a Pénzügy → Ügyfél fizetések listát a foglalási kóddal keresve. Ha egy óra után sem jelenik meg, keresse a támogatást.
Az ügyfél megvitatta a terhelést a bankjánál
Ilyenkor a fizetés állapota Vitatott lesz, és a Pénzügy menüben megjelenik a Viták oldal. A vitákra szigorú, jellemzően 7-21 napos válaszadási határidő vonatkozik, ezért ne halogassa. Lásd: Viták kezelése.