Ügyfél által kért módosítások

Az ügyfelei két dolgot kezdeményezhetnek a saját foglalási oldalukról: áttehetik az időpontjukat, illetve módosítást kérhetnek a lefoglalt szolgáltatásokra. A kettőt külön kapcsoló szabályozza, és alapvetően különböznek: az időpont áthelyezése azonnal érvénybe lép, a szolgáltatás-módosítás viszont mindig az Ön jóváhagyására vár.

Hol találja a beállításokat

1. Navigáljon a Beállítások menüpontra
2. Kattintson a Rendszerbeállítások elemre
3. Görgessen az Ügyféli időpont módosítás kártyához

A kártya felirata: „Engedélyezze vagy tiltsa le, hogy ügyfelei módosíthassák foglalásaik időpontját". A felső kapcsoló az időpont-áthelyezésre vonatkozik, alatta egy elválasztó vonal után következik a Szolgáltatás-módosítási kérelmek kapcsoló.

Nincs külön Mentés gomb

Mindkét kapcsoló azonnal ment: átkapcsolás után a képernyőn megjelenik a mentést visszaigazoló üzenet.

Ügyféli időpont módosítás

Bekapcsolva az ügyfél a saját foglalási oldalán maga teheti át az időpontját. A kapcsoló alatt látja az aktuális állapotot: Időpont módosítás engedélyezve vagy Időpont módosítás letiltva.

Az áthelyezés nem korlátlan - a rendszer minden kérésnél ellenőrzi, hogy:

• a foglalás Visszaigazolt (lemondott, teljesített és nem jelent meg állapotú foglalást az ügyfél nem tud áthelyezni),
• még nem járt le a módosítási határidő, amely megegyezik a visszatérítési határidővel - vagyis a lemondási feltételekben beállított időablakkal,
• a foglalást még nem helyezték át a megengedettnél többször,
• a választott idősáv valóban szabad és nyitvatartási időn belül van.

Ha valamelyik feltétel nem teljesül, az ügyfél ezt látja: „Az időpont módosítása nem lehetséges", alatta pedig az okot - „A módosítási határidő lejárt", „Elérte a maximum módosítások számát" vagy „A foglalás már lemondásra került vagy lezárult". Ha még módosíthat, azt is kiírjuk neki, hogy hányszor: „Még … alkalommal módosíthatja ezt a foglalást."

A határidő a lemondási feltételekből jön

Ha a Nincs automatikus visszatérítés lemondási feltételt választotta, akkor nincs érvényes módosítási ablak sem - az ügyfél sem áthelyezni, sem szolgáltatás-módosítást kérni nem tud, hiába kapcsolta be a kapcsolókat. Ha szeretné, hogy az ügyfelei maguk intézhessék az időpontjukat, válasszon konkrét lemondási határidőt.

Az áthelyezések maximális számát nem a Rendszerbeállítások oldalon állítja

A Rendszerbeállítások oldalon a bekapcsolás és a kikapcsolás áll az Ön kezében. A foglalásonként megengedett áthelyezések darabszáma nem szerkeszthető ezen a felületen - ha módosítani szeretné, keresse az ügyfélszolgálatot.

Áthelyezéskor a rendszer újraszámolja a visszatérítési határidőt az új időpontra, újraidőzíti a 24 órás emlékeztetőt, e-mailt küld Önnek és az ügyfélnek, valamint bejegyzést ír a Foglalási tevékenység naplóba: „Ügyfél átütemezte a foglalást".

Szolgáltatás-módosítási kérelmek

Ez a kapcsoló alapértelmezés szerint ki van kapcsolva - a szolgáltatáscsere nagyobb súlyú, mint egy időpontcsúszás, mert az árat és az előkészületi időt is befolyásolja. A kártya leírása: „Engedélyezze, hogy az ügyfelek a foglalásukon szereplő szolgáltatás módosítását kérjék. Minden kérelem jóváhagyási lépésen megy keresztül, mielőtt érvénybe lépne - így az árazás és az előkészületi idő az Ön kezében marad."

Bekapcsolva a kapcsoló alatt ez olvasható: „Az ügyfelek szolgáltatás-módosítási kérelmet küldhetnek, amelyet Ön jóváhagy vagy elutasít."

Amit az ügyfél lát

A foglalási oldalán megjelenik a Szolgáltatás-módosítás kérése gomb. Rákattintva a Foglalás módosításának kérése ablak nyílik meg, ahol:

• kiválaszthatja a Kért szolgáltatások listát, kiegészítőkkel együtt,
• a Másik időpont választása résznél megadhat kívánt új időpontot - a jelenlegi időpontja előre ki van választva, tehát ez csak akkor változik, ha ő maga módosítja,
• a Megjegyzés a szolgáltatónak mezőbe leírhatja, mi és miért változna.

Az ablak alján a tájékoztatás: „A foglalás csak a szolgáltató jóváhagyása után változik. Ha az új ár eltér, fizetési linket vagy visszatérítést is küldhetnek Önnek." A Kérés küldése gombbal küldi be.

Beküldés után a foglalása változatlan marad, a foglalási oldalán pedig sárga sáv jelenik meg Módosítási kérés függőben felirattal és egy Kérés visszavonása linkkel. Egy foglaláson egyszerre csak egy függőben lévő kérés lehet: ha az ügyfél újat küld, a korábbi automatikusan visszavonásra kerül.

Amit Ön lát

A kérésről azonnal értesítést kap a rendszeren belül, és - ha be van kapcsolva - e-mailt is. Az e-mailt a Szolgáltatás-módosítási kérés értesítéstípus szabályozza; lásd: Értesítési beállítások. A rendszeren belüli értesítés a kapcsolótól függetlenül mindig megérkezik.

A foglalás részletoldalának tetején sárga sáv jelenik meg „… módosítást kért erre a foglalásra" felirattal, alatta az ügyfél megjegyzésével, és két gombbal:

Áttekintés és jóváhagyás - megnyitja a módosító oldalt, az ügyfél által kért szolgáltatásokkal és időponttal előre kitöltve. Innentől a folyamat pontosan ugyanaz, mint a saját kezdeményezésű módosításnál: átnézheti, sőt át is írhatja a kosarat és az időpontot, majd a fizetési művelet kiválasztása után menthet. Részletek: Foglalás módosítása és átütemezése.

Elutasítás - megnyitja a Módosítási kérés elutasítása ablakot. Az Indoklás (az ügyfélnek megjelenik) mező kitöltése kötelező, mert a szöveget változtatás nélkül e-mailben megkapja az ügyfél. Az Elutasítás elküldése gombbal zárja le a kérést; a foglalás változatlan marad.

Jóváhagyáskor az ügyfél mindig kap e-mailt

A módosító oldalon az értesítési kapcsoló jóváhagyási módban zárolva van: „Az ügyfél saját kérésének jóváhagyásáról mindig kap e-mail értesítést, ezért ez a beállítás nem kapcsolható ki." Ugyanígy az elutasításról is mindig megy e-mail, az Ön indoklásával.

A függőben lévő kérés 7 nap után magától lejár

Ha egy kérésre 7 napig nem érkezik válasz, a rendszer automatikusan visszavonja, és ezt az indoklást rögzíti: „Automatikusan visszavonva - nem érkezett válasz a határidőn belül." Erről nem megy külön e-mail, a sárga sáv pedig eltűnik a foglalás oldaláról. Érdemes tehát a beérkező kéréseket néhány napon belül elintézni.

Ha úgy módosítja a foglalást, hogy nem a sárga sáv gombjából indul, a módosító oldal figyelmezteti: „Ehhez a foglaláshoz függőben lévő ügyfélkérés tartozik" - a mentéskor ugyanis a függőben lévő kérést visszavonjuk, mert az a foglalás korábbi állapotára vonatkozott.

Egy szolgáltatás foglalásonként

Az Ügyféli időpont módosítás kártya alatt külön kártyán találja az Egy szolgáltatás foglalásonként kapcsolót. Leírása: „Bekapcsolva az ügyfelek foglalásonként csak egy szolgáltatást foglalhatnak. A kiegészítőkre nem vonatkozik."

• A korlát kizárólag az ügyfélfelületre vonatkozik: az online foglalásra és a szolgáltatás-módosítási kérésre.
• A mennyiség is rögzítve marad egy darabon.
• A kiegészítőket nem érinti - azokból az ügyfél továbbra is annyit választ, amennyire szüksége van.
• Az Ön saját foglalásfelvételét és a módosító oldalt nem korlátozza: belső rögzítéskor továbbra is több szolgáltatást is összerakhat egy foglalásba.

Mit érdemes bekapcsolni

Ha kevés ideje van a beérkező kérések kezelésére, kapcsolja be az Ügyféli időpont módosítás kapcsolót, és hagyja kikapcsolva a Szolgáltatás-módosítási kérelmek kapcsolót. Az időpont-áthelyezés magától lezajlik, nem igényel Öntől semmit, viszont sok telefonhívást megspórol - és a lemondási határidő úgyis megvédi az utolsó pillanatos csúszásoktól.

A Szolgáltatás-módosítási kérelmek akkor éri meg, ha az ügyfelei gyakran kérnek utólag más kezelést vagy plusz szolgáltatást. Cserébe rendszeresen figyelnie kell a beérkező kéréseket, mert 7 nap után lejárnak. Ha bekapcsolja, tartsa bekapcsolva a hozzá tartozó Szolgáltatás-módosítási kérés e-mail értesítést is, hogy ne csak a rendszerbe belépve szerezzen róla tudomást.

Hibaelhárítás

Az ügyfél azt mondja, küldött kérést, de nem látom. A leggyakoribb ok, hogy a kérés lejárt: a függőben lévő kérések 7 nap után automatikusan visszavonásra kerülnek. A másik lehetőség, hogy az ügyfél maga vonta vissza a Kérés visszavonása linkkel, vagy újat küldött - ilyenkor a korábbi kérés automatikusan visszavonásra kerül. Kérje meg az ügyfelet, hogy küldje be újra, vagy rögzítse Ön a változtatást a Műveletek → Foglalás módosítása ponttal.

Az ügyfél nem találja a Szolgáltatás-módosítás kérése gombot. Négy oka lehet. Nincs bekapcsolva a Szolgáltatás-módosítási kérelmek kapcsoló a Rendszerbeállítások oldalon. Vagy már lejárt a módosítási határidő - ez a lemondási feltételekben beállított időablak, tehát az időponthoz túl közel a gomb eltűnik. Vagy a foglalás állapota már nem engedi: lemondott, teljesített vagy nem jelent meg foglalásra nem lehet kérést küldeni. Vagy éppen van egy függőben lévő kérése - ilyenkor a gomb helyett a sárga Módosítási kérés függőben sávot látja.

Jóváhagytam a kérést, de közben megváltozott az ár. Ez a normális működés: a jóváhagyás ugyanazon a fizetési lépésen megy keresztül, mint a saját kezdeményezésű módosítás. Ha az ügyfél többel tartozik, válassza a Fizetési link küldése vagy a Fizetettnek jelölés lehetőséget; ha kevesebbet fizetne, a foglalás túlfizetettként marad, és a pénzt Önnek kell visszaadnia a Műveletek → Visszatérítés ponttal. Részletek: Visszatérítés indítása és Fizetések kezelése és ellenőrzése.

A kérés jóváhagyása nem menthető. Ha a foglalás még elfogadásra vár, a módosító oldal csak megtekintésre nyílik meg: „A kért módosítások már áttekinthetők, de az alkalmazásukhoz először fogadja el a foglalást." Fogadja el a foglalást, utána térjen vissza a sárga sáv Áttekintés és jóváhagyás gombjához. Lásd: Foglalások automatikus elfogadása.