Foglalás módosítása és átütemezése

Egy meglévő foglaláson kétféleképpen változtathat, és a kettő nem ugyanaz. A Dátum és időpont módosítása csak áthelyezi az időpontot, a szolgáltatásokhoz nem nyúl. A Foglalás módosítása külön oldalt nyit, ahol a szolgáltatásokat, a mennyiségeket, a kiegészítőket és ezzel az árat is átírhatja.

Melyiket válassza

Ha ezt szeretné	Ezt használja
Csak más napra vagy más órára tenni az időpontot	Dátum és időpont módosítása
Szolgáltatást cserélni, hozzáadni vagy elvenni	Foglalás módosítása
Mennyiséget vagy kiegészítőt módosítani	Foglalás módosítása
Olyan szolgáltatáscserét, amitől az időtartam is változik	Foglalás módosítása (ott az időpontot is átállíthatja)

Dátum és időpont módosítása

Ez a leggyorsabb út, ha csak az időpont csúszik.

1. Nyissa meg a foglalás részletoldalát a Foglalások listából
2. Az Időpont és státusz szakaszban kattintson a dátum melletti ceruza ikonra - vagy válassza a Műveletek → Dátum és időpont módosítása pontot
3. A megnyíló Időpont módosítása ablakban válasszon dátumot, majd idősávot
4. Kattintson a Módosítás gombra

A rendszer az eredeti időtartammal keresi a szabad sávokat, és a minimális előzetes foglalási időt nem alkalmazza - így akár mai időpontot is választhat.

Lezárt foglalás is átütemezhető

Ez a művelet Visszaigazolt, Teljesített és Nem jelent meg állapotú foglalásnál is elérhető. Ha egy teljesített vagy nem jelent meg állapotú foglalást olyan idősávra tesz át, amely a jövőben ér véget, a rendszer automatikusan visszaállítja Visszaigazolt állapotba, és a foglalás újra a szokásos életútját járja. Ha viszont egy teljesített foglalást egy másik múltbeli időpontra helyez át, azt adatjavításnak tekinti, és az állapot Teljesített marad.

A mentés után a rendszer újraidőzíti a 24 órás emlékeztetőt és az automatikus lezárást az új idősávra, e-mailt küld az ügyfélnek az időpontváltozásról (ha van e-mail-címe), és bejegyzést ír a Foglalási tevékenység naplóba: „Szolgáltató átütemezte a foglalást", illetve visszanyitás esetén „Lezárás után átütemezve - állapot visszaállítva visszaigazoltra".

Lemondott és még elfogadásra váró foglalás nem ütemezhető át: „Ez a foglalás nem ütemezhető át - lemondva vagy még nincs visszaigazolva."

Foglalás módosítása

1. Nyissa meg a foglalás részletoldalát
2. Válassza a Műveletek → Foglalás módosítása pontot - vagy kattintson a Foglalt szolgáltatások blokk melletti ceruza ikonra
3. Állítsa össze az új szolgáltatáslistát, szükség esetén válasszon új időpontot
4. Válasszon fizetési műveletet, ha a módosítás után marad rendezetlen összeg
5. Kattintson a Változások áttekintése gombra, majd a megerősítő ablakban a Módosítás alkalmazása gombra

1. Szolgáltatások

A Szolgáltatás hozzáadása mezőbe gépelve bővítheti a listát a saját kínálatából.

• A Mennyiség melletti gombokkal állítja a darabszámot.
• A kiegészítőket példányonként jelölheti be. Ha a mennyiség több egynél, külön blokk jelenik meg #1, #2 és így tovább felirattal, az #1 alkalmazása mindre linkkel pedig egyszerre viheti át az első példány kiegészítőit a többire.
• A sorok végén látja a Részösszeg értéket.

Az időközben kikapcsolt kiegészítők nem tűnnek el

Ha egy kiegészítőt a foglalás rögzítése óta inaktívvá tett, az a foglaláson továbbra is látszik, Inaktív jelöléssel. Az ára és az időtartama továbbra is számít, ezért nem rejtjük el - el is távolíthatja, de újat már nem tud belőle felvenni.

A gazdátlanná váló kiegészítők elvesznek

Ha kivesz egy fő szolgáltatást a listából, lecseréli, vagy csökkenti a mennyiségét, a hozzá tartozó kiegészítők is lekerülnek a foglalásról. A megerősítő ablak tételesen felsorolja őket a Ezek a kiegészítők eltávolításra kerülnek: felirat alatt - érdemes elolvasni, mielőtt jóváhagyja.

2. Időpont

Az Időpont szakasz felül összeveti a Jelenlegi időpont és az Új időpont sort, a percben megadott időtartammal együtt. Amint a lista módosításától megváltozik az időtartam, a sáv sárgára vált - ilyenkor nézze meg, elfér-e még a foglalás a helyén, és szükség esetén válasszon új idősávot.

Ha az így kijelölt sáv másik foglalással ütközik, a sáv pirosra vált, és megjelenik a figyelmeztetés: „Ez az idősáv egy másik foglalással ütközik - válasszon másik időpontot lent a folytatáshoz." Amíg ütközés van, a Változások áttekintése gomb nem kattintható.

3. Árazás

Az Árazás kártya négy sorban mutatja meg, hogy hol tart a foglalás pénzügyileg:

• Eredeti végösszeg - amennyi a módosítás előtt volt
• Új végösszeg (becsült) - amennyi az új összeállítással lesz
• Eddig fizetve - amit az ügyfél már kifizetett
• Az ügyfél tartozása, Az ügyfél jóváírása vagy Teljesen kifizetve - a kettő különbsége

Ha a foglaláson kupon van, a rendszer újra ellenőrzi az új szolgáltatásokra, és ezt ki is írja: „A foglaláson kupon van. Ha az új szolgáltatásokra már nem érvényes, automatikusan eltávolítjuk."

4. Fizetési művelet

Ez a szakasz akkor jelenik meg, ha a módosítás után az ügyfél egyenlege nem nulla. Fontos árnyalat: nem az számít, hogy változott-e az ár, hanem az, hogy marad-e rendezetlen összeg. Ha például kettőről egyre csökkenti a mennyiséget, de az ügyfél eddig csak egy tétel árát fizette ki, akkor a végén nem marad tartozás - ilyenkor a szakasz meg sem jelenik.

Ha az ügyfél tartozik:

• Halasztás - fennálló tartozásként megjelenítés (alapértelmezett) - most nincs pénzmozgás, a fizetendő összeg az új végösszeget mutatja, a fizetést később rögzítheti
• Fizetési link küldése - a rendszer a különbözetről készít linket, és e-mailben elküldi az ügyfélnek (csak akkor jelenik meg, ha be van kapcsolva az online fizetés); részletek: Fizetési link küldése
• Fizetettnek jelölés - a különbözetet manuális fizetésként rögzíti, például a helyben átvett készpénzt

Ha az ügyfélnek visszajár:

• Jóváírásként hagyás - nincs pénzmozgás, a foglalás túlfizetettként marad
• Jóváírás tudomásul vétele - ugyanaz, mint az előző

A visszajáró összeget a rendszer nem utalja vissza magától

Áresésnél mindkét választás ugyanazt jelenti: a foglalás túlfizetettként fog látszani, automatikus visszatérítés nem indul. A pénzt Önnek kell visszaadnia a Műveletek → Visszatérítés ponttal. Részletek: Visszatérítés indítása.

5. Értesítés az ügyfélnek

Az E-mail küldése az ügyfélnek a változásról kapcsoló alapértelmezés szerint be van kapcsolva. Bekapcsolva az ügyfél összefoglaló e-mailt kap a régi és az új szolgáltatásokról, az új végösszegről és a fennmaradó tartozásról vagy jóváírásról.

• Kapcsoló be, Halasztás vagy Fizetettnek jelölés - egy e-mail megy ki, a módosításról szóló összefoglaló.
• Fizetési link küldése - két e-mail megy ki: a módosításról szóló összefoglaló és maga a fizetési link. Ilyenkor a kapcsolót nem lehet kikapcsolni, hiszen a linket e-mailben kézbesítjük.
• Kapcsoló ki, Halasztás - az ügyfél semmilyen e-mailt nem kap. Akkor hasznos, ha a változást már megbeszélték telefonon.

6. Áttekintés és mentés

A Változások áttekintése gomb megnyitja a Módosítás megerősítése ablakot. Itt egymás alatt látja a régi és az új szolgáltatáslistát, az időpont- és időtartamváltozást, a tartozás vagy a jóváírás összegét, az eltávolításra kerülő kiegészítőket, és - ha van nyitott fizetési link - ezt a figyelmeztetést: „A meglévő nyitott fizetési linket lezárjuk, hogy az ügyfél ne tudja a régi összeget kifizetni."

A Módosítás alkalmazása gombbal menti a változást, és visszakerül a foglalás részletoldalára.

Mi történik a mentés után

• A rendszer frissíti a szolgáltatásokat, az időtartamot és az árat, majd - ha kért ilyet - végrehajtja a fizetési műveletet.
• Minden nyitott fizetési linket automatikusan lezár, hogy az ügyfél véletlenül se a régi összeget fizesse ki.
• Ha a módosítás során átrakta az időpontot, újraidőzíti a 24 órás emlékeztetőt és az automatikus lezárást.
• A Foglalási tevékenység naplóba „Foglalás szolgáltatásai módosítva" bejegyzés kerül, alatta az áthúzott régi és az új szolgáltatáslistával, valamint az ár- és időtartamkülönbséggel.
• A foglaláshoz tartozó árpillanatkép is frissül, így a foglalás minden felületen az új összetételt mutatja.

A módosítás nem érinti az ügyféladatokat

A módosítás a szolgáltatásokat, az időpontot és az árat írja át. Az ügyfél adatai, a számlázási adatok és az elfogadott feltételek pillanatképe változatlanok maradnak.

Mikor nem módosítható a foglalás

• Lemondott és Nem jelent meg állapotnál a módosító oldal meg sem nyílik: „Ez a foglalás már nem módosítható - lemondva vagy nem jelent meg jelölésű." Nem jelent meg állapotú foglalásnál az időpont attól még átütemezhető.
• Elfogadásra váró foglalásnál az oldal megnyílik, de csak megtekintésre: „Ez a foglalás elfogadásra vár. Először fogadja el, utána módosíthatja." Így meg tudja nézni, mit kérne az ügyfél, de a mentés zárolva marad.
• Ha semmit nem változtatott, a rendszer nem enged tovább: „Nincs módosítás - a foglalás változatlan."

Hibaelhárítás

Az ügyfél még a régi fizetési linket fizette ki. Ez nem fordulhat elő a módosítás után: a mentéskor minden aktív fizetési linket automatikusan lezárunk. Ha az ügyfél a lezárt linket próbálja megnyitni, az már nem használható - küldjön neki újat a Műveletek → Fizetési link küldése ponttal, vagy a módosításkor rögtön válassza a Fizetési link küldése fizetési műveletet. Ha a fizetés még a módosítás előtti pillanatokban futott be, azt az Eddig fizetve sorban látja, és a rendszer beszámítja az új végösszegbe.

Csökkent az ár, de az ügyfél nem kapta vissza a pénzét. Áresésnél a rendszer szándékosan nem indít automatikus visszatérítést - a foglalás túlfizetettként jelenik meg, a pénzt pedig Ön adja vissza a Műveletek → Visszatérítés ponttal, akár részösszeggel is. Részletek: Visszatérítés indítása.

Hosszabb lett az időtartam, és a következő idősáv már foglalt. Az Időpont szakasz ilyenkor pirosra vált, és a Változások áttekintése gomb nem kattintható. Három megoldás közül választhat: keressen másik szabad sávot ugyanezen az oldalon, tegye át előbb a másik foglalást a Dátum és időpont módosítása ponttal, vagy vegyen ki egy kiegészítőt, hogy visszaférjen az eredeti helyére.

Nem találom a Fizetési művelet szakaszt. A szakasz csak akkor jelenik meg, ha a módosítás után marad rendezetlen összeg. Ha a foglalás pontosan kiegyenlítetté válik, nincs mit tenni, ezért a rendszer át is ugorja. A Fizetési link küldése lehetőség ezen felül csak akkor látszik, ha be van kapcsolva az online fizetés.

Nem jelenik meg a kívánt szolgáltatás a kereső listájában. A módosító oldal csak azokat az aktív szolgáltatásokat kínálja fel, amelyeket a foglaláshoz rendelt kolléga nyújt. Ha másik kollégának kellene elvégeznie a munkát, ezen az oldalon nem tudja átállítani - mondja le a foglalást, és rögzítsen újat a megfelelő kollégához. Lásd: Foglalás manuális hozzáadása és Foglalás lemondása és törlése.