Foglalások automatikus elfogadása
Az automatikus elfogadás beállítás határozza meg, hogy a beérkező foglalásokat a rendszer azonnal visszaigazolja-e, vagy Ön manuálisan hagyja jóvá őket egyenként. A beállítás a Beállítások > Rendszerbeállítások oldalon, a Foglalások automatikus elfogadása szekcióban található.
A beállítás helye
- Kattintson a bal oldali menü alján található Beállítások menüpontra (fogaskerék ikon) - számítógépen ez egyből megnyitja a Rendszerbeállítások oldalt. Mobilon először a Beállítások menüt nyissa meg, majd válassza a Rendszerbeállítások kártyát.
- Görgessen le a Foglalások automatikus elfogadása szekcióhoz
A szekció egy kapcsolót tartalmaz a következő leírással: „A rendszer automatikusan elfogadja és feldolgozza a foglalásokat"
Automatikus elfogadás bekapcsolva
Ha a kapcsoló be van kapcsolva, minden beérkező foglalás azonnal Visszaigazolt állapotba kerül. Az ügyfél rögtön visszaigazolást kap, és az időpont véglegesen lefoglalódik a naptárban.
Ez a mód ajánlott, ha folyamatosan naprakész a naptára és nem szükséges előzetesen ellenőriznie a foglalásokat.
Automatikus elfogadás kikapcsolva
Ha a kapcsoló ki van kapcsolva, a beérkező foglalások Függőben állapotban maradnak, amíg Ön el nem fogadja vagy el nem utasítja őket. Az ügyfél addig csak arról kap értesítést, hogy a foglalási kérelme beérkezett.
Ez a mód ajánlott, ha korlátozott a kapacitása, vagy ha szeretné előzetesen ellenőrizni minden foglalás részleteit.
Függőben lévő foglalások kezelése
Ha manuális jóváhagyást használ, a beérkezett foglalásokat a Foglalások listában találja, „Függőben" állapottal. Nyissa meg a foglalást: a részletoldal tetején két gomb jelenik meg, a Visszaigazolás és az Elutasítás. A döntést ezekkel a gombokkal hozza meg - a Műveletek menü a lemondás lehetőségét függőben lévő foglalásnál nem kínálja fel, mert még nincs mit lemondani.
Ha az ügyfél online fizetett a foglal áskor, és Ön manuális jóváhagyást használ, az összeg csak zárolásra kerül az ügyfél kártyáján - a terhelés még nem történik meg. Ha Ön a Visszaigazolás gombra kattint, a rendszer beszedi az összeget. Ha az Elutasítás gombot választja, a zárolás feloldódik: az ügyfelet soha nem terheltük meg, így nincs szükség visszatérítésre sem.
Meddig dönthet a függőben lévő foglalásról?
A jóváhagyásra váró foglalás nem marad örökre a listában. Ha nem reagál, a rendszer automatikusan elutasítja:
- legkésőbb egy órával az időpont kezdete előtt, hogy a felszabaduló idősávot más ügyfél is lefoglalhassa,
- de legfeljebb 24 órán belül attól számítva, hogy a foglalás beérkezett.
Nagyon rövid határidővel érkező foglalásnál a rendszer mindig hagy Önnek legalább 15 percet a döntésre.
A határidő előtt e-mailben emlékeztetőt küldünk a jóváhagyásra váró foglalásról; ha már kevés idő van hátra, az emlékeztető sürgős jelzéssel érkezik. Ha a határidő letelik, a foglalás állapota Rendszer által törölve lesz, az ügyfél pedig értesítést kap arról, hogy a foglalást a rendszer automatikusan elutasította, mert a szolgáltató nem igazolta vissza - és arról is, hogy a kártyáját nem terheltük meg.
Kikapcsolt automatikus elfogadás mellett a foglalási oldal nem kínál fel olyan időpontot, amely 75 percnél hamarabb kezdődne (60 perc a jóváhagyási határidőre, plusz 15 perc a döntésre). Ez akkor is így van, ha a minimális előzetes foglalási időt 0 napra és 0 órára állította. Ha azt szeretné, hogy az ügyfelek az utolsó pillanatban is foglalhassanak, kapcsolja be az automatikus elfogadást.
Melyiket válasszam?
Az automatikus elfogadás a legtöbb szolgáltató számára kényelmes, mert nem igényel külön adminisztrációt - az ügyfelek azonnal kapnak visszaigazolást, és a naptár automatikusan frissül. A manuális jóváhagyás viszont nagyobb kontrollt ad, ha szükséges a foglalások előzetes ellenőrzése.
Ha most kezdi a Gyorsfoglalás használatát, próbálja ki az automatikus elfogadást. Ha azt tapasztalja, hogy problémás foglalások érkeznek (például nem megfelelő időpontra), bármikor átválthat manuális jóváhagyásra.
Hibaelhárítás
Eltűnt egy jóváhagyásra váró foglalás a listából. A foglalás nem tűnt el, csak lezárult: a rendszer automatikusan elutasította, mert lejárt a jóváhagyási határidő. Keresse a foglalást a Foglalások > Összes listában - az állapota Rendszer által törölve. Ha ez gyakran előfordul, kapcsolja be az automatikus elfogadást, vagy figyelje az emlékeztető e-maileket.
Az ügyfél azt mondja, levonták tőle a pénzt, pedig elutasítottam a foglalást. Manuális jóváhagyásnál az összeg csak zárolásra kerül a kártyán, tényleges terhelés nem történik. Elutasításkor a zárolást azonnal feloldjuk, de a bank oldalán a keret felszabadulása néhány munkanapot igénybe vehet. Ilyenkor nincs teendője, és visszatérítést sem kell indítania.
Nem találom a Visszaigazolás és az Elutasítás gombot. Ezek a gombok csak függőben lévő foglalásnál jelennek meg. Ha a foglalás már Visszaigazolt állapotú (mert be van kapcsolva az automatikus elfogadás), akkor nincs mit jóváhagyni - ilyenkor a Foglalás lemondása művelettel tudja lemondani.