Foglalás lemondása és törlése
Előfordulhat, hogy le kell mondania egy foglalást - akár az ügyfél kérésére, akár saját oldalról (például megváltozott a beosztása, vagy az ügyfél nem jelent meg). A Gyorsfoglalásban a foglalás részletoldaláról kezelheti ezeket a helyzeteket.
Foglalás lemondása
- Navigáljon a Foglalások menüpontra, és kattintson a lemondani kívánt foglalásra
- A foglalás részletoldalán kattintson a jobb felső sarokban található Műveletek gombra
- Válassza a Foglalás lemondása lehetőséget
- A megnyíló ablakban adja meg a Lemondás oka (opcionális) mezőben, hogy miért mondja le a foglalást
- Ha az ügyfél már fizetett kártyával, megjelenik a Visszatérítés az ügyfélnek kapcsoló is a visszatéríthető összeggel. Ez alapértelmezés szerint be van kapcsolva - ha nem szeretne most visszatéríteni, kapcsolja ki
- Kattintson a Foglalás lemondása gombra
A lemondás után a foglalás állapota megváltozik, az időpont felszabadul, és az ügyfél értesítést kap a lemondásról.
A Foglalás lemondása művelet akkor jelenik meg, ha a foglalás Visszaigazolt állapotú. A még jóváhagyásra váró, Függőben lévő foglalást nem lemondani, hanem a foglalás oldalán található Elutasítás gombbal elutasítani tudja - erről az automatikus elfogadás cikkben olvashat.
Ha bekapcsolva hagyja a Visszatérítés az ügyfélnek kapcsolót, a visszatérítés a lemondási határidőtől függetlenül megtörténik - a lemondási feltételek azt szabályozzák, hogy az ügyfél mikor mondhat le visszatérítés mellett, és nem vonatkoznak arra, amikor Ön mond le egy foglalást. A visszatérített összeget a Pénzügy > Visszatérítések menüpontban követheti nyomon.
A kapcsoló csak akkor jelenik meg, ha online fizetést fogad, és van a foglaláson ténylegesen visszatéríthető összeg. Ha nem használ online fizetést, vagy az ügyfél készpénzben rendezte a díjat, a pénz visszaadását a rendszeren kívül kell intéznie.
Ha a visszatérítés valamilyen okból nem sikerül, a foglalás akkor is lemondva marad - a hiba bekerül a foglalás tevékenységnaplójába, és a visszatérítést Önnek kell manuálisan elindítania a Műveletek > Visszatérítés pontból.
Mi történik a nyitott fizetési linkekkel?
Ha a foglaláshoz tartozott még ki nem fizetett, aktív fizetési link, azt a rendszer a lemondáskor automatikusan érvényteleníti. Így az ügyfél nem tud utólag fizetni egy már lemondott foglalásért.
A lemondott foglalások állapotai
A lemondott foglalás nem tűnik el a rendszerből, csak új állapotot kap. A listában három különböző lemondott állapotot láthat, attól függően, hogy ki mondta le:
- Ügyfél által törölve - az ügyfél mondta le a saját foglalási felületén
- Szolgáltató által törölve - Ön mondta le
- Rendszer által törölve - a rendszer automatikusan elutasította, mert a jóváhagyásra váró foglalás határideje lejárt
„Nem jelent meg" jelölés
Ha az ügyfél nem jelent meg a lefoglalt időponton, válassza a Műveletek menü Megjelölés: nem jelent meg pontját, majd erősítse meg a felugró ablakban. Ez segít nyomon követni a no-show eseteket, és az ügyfél profiljában is megjelenik az előzmény.
A jelölés visszaigazolt és teljesített foglalásnál érhető el. Fontos tudni, hogy az ügyfél e-mailben értesítést kap az elmulasztott foglalásról.
Foglalás törlése
A Foglalás törlése csak szűk körben érhető el: a foglalás akkor törölhető véglegesen, ha Ön hozta létre manuálisan, nem érkezett hozzá fizetés, és nincs lemondott állapotban. Ha a művelet nem jelenik meg a Műveletek menüben, a foglalás nem törölhető - ilyenkor a rendszer üzenete így hangzik: „A foglalás nem törölhető. Csak a manuálisan létrehozott, fizetés nélküli foglalások törölhetők."
A törlés végleges: a foglalás eltávolításra kerül a rendszerből.
A törlés nem vonható vissza. Ha csak le szeretné mondani a foglalást (de a rekord megmaradjon a rendszerben az előzmények között), használja inkább a Foglalás lemondása opciót.
Mi a különbség a lemondás és a törlés között?
A lemondás esetén a foglalás megmarad a rendszerben lemondott állapottal - utólag visszakereshető, és az ügyfél foglalási előzményeiben is megjelenik. A törlés ezzel szemben véglegesen eltávolítja a foglalást, mintha sosem létezett volna.
Ha az ügyfél kéri a lemondást, vagy ha Ön mondja le, a lemondás a javasolt megoldás. A törlést akkor érdemes használni, ha tévedésből hozott létre egy foglalást.
Módosítás lemondás helyett
Ha nem szükséges lemondani a foglalást, a Műveletek menüben két különböző módosítási lehetőség áll rendelkezésre - érdemes tudni, melyik mit csinál:
- Dátum és időpont módosítása - ezzel helyezi át a foglalást egy másik napra vagy időpontra. A szolgáltatások és az ár változatlanok maradnak, az ügyfél pedig értesítést kap az új időpontról. Ha egy már teljesített foglalást tesz át egy jövőbeli időpontra, a foglalás újra visszaigazolt állapotba kerül.
- Foglalás módosítása - ezzel a foglaláson szereplő szolgáltatásokat változtatja meg (vesz fel újat vagy vesz le meglévőt), ami az árat is módosítja. Erről bővebben a Foglalás módosítása cikkben olvashat.
Hibaelhárítás
Nem találom a Foglalás lemondása lehetőséget. A művelet csak visszaigazolt foglalásnál jelenik meg. Jóváhagyásra váró foglalásnál az Elutasítás, már lemondott foglalásnál pedig semmilyen lemondási művelet nem érhető el.
Lemondtam a foglalást, de az ügyfél nem kapta meg a pénzét. Ellenőrizze, hogy a lemondáskor be volt-e kapcsolva a Visszatérítés az ügyfélnek kapcsoló, és nézze meg a Pénzügy > Visszatérítések oldalt. A bankkártyás visszatérítés feldolgozása a Stripe és a bank oldalán néhány munkanapot vesz igénybe. Ha a visszatérítés sikertelen volt, a foglalás tevékenységnaplójában látja a hibát, és a Műveletek > Visszatérítés ponttal újra elindíthatja.
Az ügyfél készpénzzel fizetett, és most lemondta az időpontot. A készpénzes fizetés visszaadását a rendszer nem tudja elvégezni, ezt személyesen kell rendeznie. A lemondás ettől függetlenül rögzül, és a fizetés nyoma megmarad a foglalás előzményei között.
Véletlenül vettem fel egy foglalást, de nem tudom törölni. Csak a manuálisan felvett, fizetés nélküli és nem lemondott foglalások törölhetők. Ha a foglalást az ügyfél adta le, vagy már érkezett hozzá fizetés, mondja le helyette - így az előzmények is megmaradnak.