Foglalások és adatvédelem
Foglalások kezelése
Mi történik, ha nem fogadom el a foglalást?
Ha kézi elfogadást használ, és online fizetést kér, a rendszer foglaláskor csak zárolja az összeget az ügyfél kártyáján - a tényleges terhelés az elfogadáskor történik. Ha nem fogadja el időben, vagy elutasítja a foglalást, a zárolás feloldásra kerül, és az ügyfél kártyáját nem terheljük meg. A jóváhagyásra váró foglalást a rendszer automatikusan elutasítja: legkésőbb az időpont kezdete előtt egy órával, de mindenképpen a foglalás beérkezésétől számított 24 órán belül. Az ügyfél minden esetben automatikus e-mailt kap az elutasításról. Bővebben: Automatikus elfogadás.
Hogyan működik az ügyfél lemondása?
A lemondási feltételeket a regisztrációkor vagy utólag állíthatja be. Amennyiben az ügyfél a lemondási határidőn belül mondja le az időpontját, az általa fizetett összeg automatikusan visszautalásra kerül. Ha a határidőn túl mondja le, automatikus visszatérítés nem történik - de kézi visszatérítésre természetesen van lehetőség. Bővebben: Visszatérítés indítása.
Kérhetik az ügyfeleim a szolgáltatás módosítását?
Igen, ha Ön ezt engedélyezi. A Rendszerbeállítások oldal Szolgáltatás-módosítási kérelmek szakaszában kapcsolhatja be, hogy az ügyfelek a foglalásukon szereplő szolgáltatás módosítását kérhessék. Minden kérelem jóváhagyási lépésen megy keresztül, mielőtt érvénybe lépne, így az árazás és az előkészületi idő az Ön kezében marad; elutasítás esetén az ügyfél e-mailben megkapja az indoklást. Bővebben: Ügyfél módosítási kérelmek.
Miért nem tudok törölni egy foglalást?
A rendszer a foglalások adatait jogi megfelelési és könyvelési okokból megőrzi, ezért véglegesen csak a manuálisan, Ön által létrehozott, fizetés nélküli foglalások törölhetők. Minden más esetben a Foglalás törlése művelet nem érhető el, és a rendszer erre figyelmeztet is. A többi foglalást lemondhatja vagy elutasíthatja - így az adat megmarad, de az időpont felszabadul.
Mi történik, ha letiltok egy ügyfelet?
A rendszer kétféle tiltást kezel: szolgáltató szintű és rendszer szintű tiltást. Ha Ön letilt egy ügyfelet, az illető nem tud Önnél új időpontot foglalni, és csak egy általános üzenetet lát („Jelenleg nem tudunk foglalást rögzíteni."). Új regisztrációval sem tudja megkerülni a tiltást: a rendszer a regisztrációkor egyezteti az e-mail-címet és a telefonszámot a tiltott ügyfelekkel, és már a regisztrációt megakadályozza. Súlyosabb esetekben (például illegális tevékenység, fizetési csalás) az ügyfél rendszer szinten kerülhet tiltásra az Ügyfél jelentése funkcióval.
Ki kezeli az ügyfélpanaszokat?
Az ügyfelek panaszait és kéréseit minden szolgáltató külön kezeli. Fizetési panasz esetén általában a Stripe rendszere bonyolítja le az ügyet - ha van folyamatban lévő vita, a Pénzügy → Viták oldalon követheti nyomon. A Gyorsfoglalás csapata támogatja az ügymenetet szükség esetén. Bővebben: Viták kezelése.
Automatikus e-mailek és megjegyzések
Mikor kapják meg az ügyfeleim az emlékeztetőt?
A rendszer pontosan 24 órával az időpont előtt küldi ki az emlékeztető e-mailt. Ha egy foglalás ennél közelebbi időpontra érkezik (például valaki aznap délutánra foglal), akkor arra a foglalásra nem megy ki emlékeztető. Ha a foglalás időpontja módosul, a rendszer az emlékeztetőt automatikusan az új időponthoz igazítja.
Milyen e-maileket küld automatikusan a rendszer az ügyfeleimnek?
Az ügyfél e-mailt kap a foglalás beérkezéséről (kézi elfogadás esetén „Foglalás jóváhagyásra vár" tárggyal), a foglalás visszaigazolásáról, lemondásáról vagy elutasításáról, az időpont és a szolgáltatások módosításáról, valamint az időpont előtt 24 órával küldött emlékeztetőről. Ezen felül e-mail megy ki, ha Ön fizetési linket küld, ha nyilvános megjegyzést ír a foglaláshoz, és ha meg nem jelenésként jelöli meg a foglalást. Az értékeléskérés nem automatikus: azt Ön indítja a foglalás Műveletek menüjéből.
Az ügyfelem nem kapta meg a visszaigazoló e-mailt. Mit tegyek?
Először ellenőrizze a foglaláson szereplő e-mail-címet, és kérje meg az ügyfelet, hogy nézze meg a levélszemét (spam) mappát. Ha Ön rögzítette a foglalást, és az ügyfelet közben, új ügyfélként vette fel - vagyis az illetőnek nincs saját Gyorsfoglalás-fiókja -, akkor a rendszer szándékosan nem küld visszaigazoló e-mailt, mert a cím még nincs ellenőrizve. Letiltott ügyfél szintén nem kap foglalási e-maileket (a lemondásról és a biztonsági értesítésekről szólót azonban minden esetben megkapja). Ha az ügyfél mégis kér írásos visszaigazolást, a legegyszerűbb, ha nyilvános megjegyzést ír a foglaláshoz: erről a rendszer e-mailt küld neki.
Láthatják az ügyfeleim a foglaláshoz írt megjegyzéseimet?
Igen, alapértelmezés szerint látják. A megjegyzés rögzítésekor a Privát megjegyzés kapcsoló alapból ki van kapcsolva, így a megjegyzés nyilvános: megjelenik az ügyfél foglalási oldalán, és e-mailben is értesítést kap róla. Ha csak magának vagy a munkatársainak jegyzetel, kapcsolja be a Privát megjegyzés opciót mentés előtt - a megjegyzés ekkor Privát jelölést kap. Az ügyfél adatlapján vezetett ügyféljegyzetek ezzel szemben mindig csak Ön számára láthatók, azokat az ügyfél soha nem látja.
Fiók, belépés és alkalmazás
Beléphetek Google- vagy Facebook-fiókkal?
Igen. A Felhasználói fiók → Biztonság oldal Közösségi bejelentkezés szakaszában kapcsolhatja össze Google- vagy Facebook-fiókját a belépéshez. Az összekapcsolás nem írja felül a profiladatait, csak a bejelentkezést gyorsítja. Ha ugyanazt a közösségi fiókot korábban ügyfélként vagy egy másik munkatársi fiókhoz már használták, az automatikus összekapcsolás nem lehetséges - ilyenkor a rendszer jelzi, hogy vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal, és mi végezzük el az összevonást. Bővebben: Fiókbiztonság.
Szinkronizálható a Google Naptáram a rendszerrel?
Igen. A Felhasználói fiók → Beállítások oldalon kapcsolhatja össze Google Naptárát, hogy a foglalásai és az elfoglaltságai szinkronban legyenek. A rendszer 15 percenként szinkronizál, így egy naptárban kezelheti az egész napját. Bővebben: Felhasználói fiók beállításai.
„Új verzió elérhető" üzenet jelent meg. Mit jelent ez?
Ez azt jelenti, hogy időközben új verziót adtunk ki a rendszerből, miközben Ön nyitva tartotta az oldalt. Kattintson a Frissítés gombra: az oldal újratöltődik, és a legfrissebb verziót fogja használni. Az üzenet bezárható, de érdemes hamar frissíteni, hogy ne régi felületen dolgozzon.
Telepíthetem a rendszert alkalmazásként a telefonomra?
Igen. A Gyorsfoglalás böngészőből telepíthető: a telefon böngészőjének menüjében válassza a „Hozzáadás a kezdőképernyőhöz" lehetőséget, és a rendszer külön ikonnal, önálló alkalmazásként fog megnyílni. Külön letöltés nincs, és nem is szükséges: ugyanaz a felület fut, mint számítógépen. A használatához internetkapcsolat szükséges, offline mód nincs.
Adatvédelem és adatkezelés
Hogyan védi a Gyorsfoglalás az ügyfeleim adatait?
Minden vállalkozás saját, biztonságosan elkülönített adatbázissal rendelkezik, így más szolgáltatók nem férhetnek hozzá az Ön ügyfeleihez vagy foglalásaihoz. A rendszergazdai hozzáférések szigorúan korlátozottak, és kizárólag technikai támogatás vagy jogi kötelezettség esetén használhatók, minden ilyen művelet naplózásra kerül. A Gyorsfoglalás soha nem adja el és nem osztja meg harmadik féllel az adatokat.
Más szolgáltató láthatja a foglalásaimat?
Nem. Minden szolgáltató teljesen elkülönített adatbázisban tárolja az adatait, amihez csak Önnek van hozzáférése. Ha olyan ügyfél foglal Önnél, aki más szolgáltatónál is járt, mindkét fél csak a saját foglalásait látja - más szolgáltató sosem lát semmilyen adatot Önről vagy az Ön ügyfeleiről.
Exportálhatom az ügyféladataimat és a foglalásaimat?
Önkiszolgáló export (például CSV-letöltés) jelenleg nem érhető el a rendszerben. Saját személyes adatairól a Felhasználói fiók → Fiók oldal Adatvédelmi jogok szakaszában kérhet másolatot az Adatexport kérése gombbal, illetve ugyanitt indíthat adattörlési kérelmet is. Mindkét kérés 24 óránként egyszer nyújtható be, és a beérkezéstől számított 30 napon belül feldolgozzuk. Az ügyfelei ugyanígy, a saját fiókjuk Biztonság oldalán kérhetik a rájuk vonatkozó adatok kiadását vagy törlését; ha valaki mégis közvetlenül Öntől kéri, a megkeresést továbbítsa az ügyfélszolgálatunknak. Bővebben: Adatvédelem.
Mi történik, ha egy ügyfelem az adatai törlését kéri?
A törlés a gyakorlatban anonimizálást jelent: a nevet, az e-mail-címet és a telefonszámot azonosításra alkalmatlan adatokra cseréljük, a címeket és a megjegyzéseket töröljük, a fiókot pedig lezárjuk. A foglalások és a fizetések rekordjai könyvelési okokból megmaradnak, de már nem tartalmaznak személyes adatot. Emiatt a foglalási előzményei és a pénzügyi kimutatásai a törlés után is hiánytalanok maradnak. Az anonimizálást a Gyorsfoglalás ügyfélszolgálata végzi el, ezért az ilyen kérést mindig továbbítsa nekünk.
Mi történik az adataimmal, ha lemondom az előfizetést?
Ha lemondja az előfizetést, a hozzáférése a kifizetett időszak végén szűnik meg, de a beállításai, szolgáltatásai és ügyféladatai megmaradnak - így bármikor visszatérhet, és ott folytathatja, ahol abbahagyta. Ha nem szeretné, hogy megőrizzük az adatait, a Felhasználói fiók → Fiók oldalon kérheti azok törlését.
Írjon nekünk a ugyfelszolgalat@gyorsfoglalas.hu címre, vagy használja a rendszerben a Támogatás → Hiba jelentése menüpontot.